Caja (punto de venta)

La caja (punto de venta o POS) es donde tu equipo toma pedidos y cobra. Funciona en cualquier tablet, celular o computadora con Chrome o Safari, sin instalar nada: lo que se vende ahí llega solo a la comandera, a Ventas, al inventario, a los puntos de fidelidad de tu cliente y al corte de caja.

Esta página explica cómo vincular una caja, quién entra y con qué, cómo se toma y cobra un pedido, el turno y el corte, y todos los ajustes. Las impresoras están en Impresoras, tickets y comandas y el trabajo sin red en Caja sin internet.

Dónde está

Panel › Operación › Cajas e impresorasAbrir

Cómo funciona

Una caja es un dispositivo vinculado a una sola sucursal. Se vincula una vez, sin escribir contraseñas en la tablet: el dispositivo muestra un código y alguien del panel lo aprueba desde su celular. Después, cada persona del equipo entra con su nombre y su PIN.

1. 1Vincular el dispositivo
2. 2Elegir quién usa la caja
3. 3PIN
4. 4Abrir caja con fondo
5. 5Tomar pedidos y cobrar
6. 6Cerrar caja (corte)

• Quien cobra nunca entra al panel. La tablet de la caja no tiene sesión del panel, así que tu cajero no puede ver tus finanzas ni cambiar tu menú.
• Turno por sucursal. La caja (el efectivo) se abre una vez por sucursal y la comparten todas sus cajas hasta el corte. Si dos tablets cobran en la misma sucursal, sus cobros caen en el mismo turno.
• Todo se recalcula en el servidor. Precios, modificadores, cupones y disponibilidad se revisan al enviar el pedido. El pedido guarda una copia de lo que se vendió y no se edita: cancelar o reembolsar deja rastro.
• Se actualiza al momento. Pedidos de la Tienda en línea, mesas, avisos del QR y la pausa de la Tienda llegan a la caja en tiempo real, sin recargar.

Vincular una caja

1. En la tablet, celular o computadora que será caja, abre menus.colegastudio.com/pos en el navegador.
2. Aparece Convierte este dispositivo en caja con un código de 6 letras y números y su QR. El código vence en 10 minutos (si vence, toca Generar otro código).
3. En tu celular, con tu panel abierto, escanea ese QR con la cámara, o ve a Cajas e impresoras → Dispositivos → Agregar dispositivo y escribe el código.
4. Elige la sucursal, ponle nombre (por ejemplo "Caja 1" o "Tablet cocina") y toca Aprobar dispositivo.
5. La tablet se abre sola en ¿Quién va a usar la caja?.

Panel › Cajas e impresoras › Dispositivos › Agregar dispositivoAbrir

Si la caja no entra después de aprobarla, la pantalla dice por qué:

Para quitar una caja (se robaron la tablet, la cambiaste), ve a Dispositivos → Desactivar: deja de abrir la caja de inmediato. Si la caja trae ventas sin internet sin subir, el sistema te avisa antes, porque se perderían.

Entrar con PIN

Cada persona de la caja es un Colaborador: tiene nombre, PIN de 4 a 6 números, sucursal (una o todas) y un puesto (Cajero, Mesero, Cocina, Barra, Anfitrión u Otro). No necesita correo. Se dan de alta en Personal → Agregar persona (ver Personal).

1. En ¿Quién va a usar la caja? toca tu nombre.
2. Escribe tu PIN en el teclado de la pantalla y toca Entrar.
3. Si tu PIN es temporal (te lo dio el dueño), la caja te pide elegir tu PIN nuevo dos veces. No acepta PIN fáciles como 1234 o 1111.

Puede autorizar. Un Colaborador con la casilla Puede autorizar es un encargado: con su PIN autoriza cancelar pedidos cobrados, descuentos manuales, revisa y cierra los cortes que no cuadran, salidas de caja grandes y abrir el cajón sin venta. Si el encargado es quien está en turno, la caja no le vuelve a pedir PIN; arriba se ve la etiqueta Autoriza.

PIN propio del panel. El Admin, Co-admin, Franquiciatario o Gerente puede poner Mi PIN para la caja en Personal. Así aparece en la caja de sus sucursales con su nombre y autoriza sin pedirle el PIN a nadie más. Solo vale donde esa persona tiene acceso hoy.

La pantalla de la caja

La caja ocupa toda la pantalla. Junto al buscador quedan Nuevo pedido, Pedidos y Caja, y el menú ☰ reúne lo demás:

En la pantalla de bloqueo, arriba, eliges Punto de venta | Comandera: lo que abre esta tablet al entrar. Se recuerda en el dispositivo.

Tomar un pedido

1. En Nuevo pedido, busca el producto o elige una categoría y tócalo.
2. Si tiene opciones de precio (chico, grande) o modificadores ("Elige tu salsa", "+ queso $15"), se eligen paso a paso: arriba, la barra de pasos (en verde los listos, con punto ámbar los que faltan) y su avance ("3 de 4 listos"); abajo, solo las opciones de ese paso. Al completar un paso pasa solo al siguiente; las flechas ‹ › y tocar un paso de la barra llevan a cualquiera. Al final, el Resumen muestra lo elegido (Cambiar regresa al paso) y la Nota del producto, que es solo para ese producto. Si falta algo, el botón dice "Faltan 2 pasos" y lleva al primero que falta.
3. Si el producto tiene ingredientes que se pueden quitar, toca Quitar ingredientes y marca "Sin cebolla".
4. Ajusta la cantidad y, si hace falta, la nota del producto ("sin hielo").
5. Toca Agregar. El producto pasa al Pedido de la derecha (en celular, toca Ver pedido).
6. Elige Canal y Entrega, y llena lo que pida (cliente, mesa, dirección).
7. Termina con uno de los tres botones:

Un pedido de la caja entra directo En preparación con su número del día (#1, #2…). Ver Comandera y pedidos.

Artículos de la tienda en el mismo ticket

Si la sucursal tiene la Tienda de artículos, arriba del catálogo aparece Menú | Artículos. Cambia la cuadrícula, pero el pedido de la derecha es el mismo: el cliente se lleva sus tacos y su playera en un solo ticket.

1. Toca Artículos y elige el artículo. Si tiene tallas o colores, elige uno (cada uno dice cuántos quedan).
2. O escanea su código con el lector USB o Bluetooth, estés en Menú o en Artículos: se agrega solo. Con la cámara, toca Escanear en Artículos.
3. En el pedido, los artículos llevan una bolsa y se cambian solo de cantidad.

• Los artículos no salen en la comanda de cocina; en la Comandera se ven con su bolsa para empacarlos.
• Los cupones y las recompensas de fidelidad cubren solo la comida; el descuento manual cubre todo el pedido.
• Funciona sin internet con la copia de la caja.

Canal y entrega

Cliente (opcional): nombre y teléfono. Al escribir el teléfono, si ya te ha comprado aparece "Cliente frecuente · 8 pedidos" y se llena su nombre. Con teléfono, el comensal queda en Clientes.

Tarjeta de cliente: si la sucursal tiene Fidelidad, la caja muestra el recuadro Tarjeta de cliente: escaneas su tarjeta (con el lector o la cámara) o escribes su teléfono, y la compra le suma sellos, puntos o monedero. Ahí mismo se canjea una recompensa o se inscribe al cliente.

Identificador del pedido (localizador, ficha o cono)

Para comida rápida en plazas: el localizador que vibra, la ficha o el cono que se lleva el cliente. Si la sucursal lo tiene encendido, la caja pide Localizador (o como lo llames) al tomar pedidos de mostrador para llevar o comer aquí sin mesa. Sale grande en la comandera, en la comanda, en el ticket y en el ticket digital ("Tu Localizador 12"). Al marcar Listo, la caja dice "Llama al Localizador 12".

• Opcional: lo pide, pero se puede enviar sin él.
• Obligatorio: no envía ni cobra el pedido sin él.
• Si se equivocaron, se cambia tocando su etiqueta en la comandera (queda en el historial).
• No se valida que no se repita: dos pedidos pueden tener el mismo número.

Se configura en Cajas e impresoras → Caja → Identificador del pedido (ver Ajustes).

Pedidos en espera

Guardar deja el pedido en En espera (menú ☰). Desde ahí lo Retomas (vuelve a Nuevo pedido con todo lo que tenía) o lo Descartas (queda registrado como descartado). Si mientras tanto se apagó un producto, al retomarlo la caja avisa que no se agregó.

Descuentos y cupones

En el pedido, toca Agregar cupón o descuento. Solo se usa uno por pedido, y se aplica sobre los productos, sin el envío.

Cobrar

Al tocar Cobrar y enviar (o Cobrar en un pedido o una mesa) se abre Cobrar con lo que falta por pagar.

1. Elige el Método: Efectivo, Tarjeta, Transferencia u Otro. Si la sucursal tiene una Mercado Pago Point conectada, también aparece Terminal (ver Terminales).
2. En efectivo, escribe Con cuánto paga y la caja calcula el Cambio.
3. Para pagar con dos métodos (parte efectivo, parte tarjeta), toca Dividir con otro método y reparte el monto. La caja dice cuánto Falta.
4. Elige la Propina si la dejan (ver abajo).
5. Toca Cobrar (o "Cobrar $350 + propina $35").

Si la caja está cerrada, el cobro dice Abre la caja para cobrar. Un pedido de prueba nunca se cobra.

Propinas

En el cobro de un pedido, en la comandera y en la cuenta de una mesa:

La propina no es venta: no cambia el total del pedido ni cuenta en Ventas. La de efectivo sí está en la caja y entra al efectivo esperado del corte. El reporte por persona está en Finanzas → Propinas.

El turno y el corte de caja

Caja › CajaAbrir

Abrir caja

1. Toca Caja (dice Caja cerrada).
2. Cuenta el efectivo con el que empiezas y escríbelo en Fondo de caja.
3. Toca Abrir caja. Arriba se ve "Abierta desde 9:02 · Ana".

Solo hay una caja abierta por sucursal: si otra tablet ya la abrió, la tuya cobra en ese mismo turno.

Durante el turno

En Caja → Turno actual ves el fondo de caja, cuántos pedidos y cancelados lleva el turno, tus salidas de caja y:

• Salida de caja: sacas efectivo para un gasto (hielo, gas, insumos). Escribes Monto, ¿Para qué? y Tipo de gasto (Insumos, Gas, Mantenimiento u Otro). Se descuenta del esperado y queda como gasto en Finanzas. Más de $500 lo autoriza un encargado.
• Abrir cajón: abre el cajón sin venta (cambio de billete, devolución). Pide encargado y Motivo, y queda en el corte cuántas veces se abrió.
• Efectivo de repartidores: lo que cobraron a domicilio y todavía traen. Al recibirlo, toca Entregó el efectivo y se suma al esperado (ver Repartidores).
• Propinas del turno: se ven al cerrar, con cuánto recibió cada persona y cuánto en efectivo, para entregárselo.

Cerrar caja (corte ciego)

1. En Caja → Cerrar caja (corte ciego), cuenta los billetes y las monedas del cajón. Escribe el total en Efectivo contado o toca Contar por billetes y monedas y escribe cuántos hay de cada uno ($1,000, $500, $200, $100, $50, $20; monedas de $20, $10, $5, $2, $1 y 50¢): la caja suma el total.
2. Toca Cerrar caja.
   • Si cuadra, se cierra y ves el corte completo.
   • Si no cuadra, la caja solo dice No cuadra, sin decir por cuánto ni si sobra o falta. Toca Volver a contar (hay 3 intentos) o Revisión del encargado.
3. Revisión del encargado: un gerente o encargado escribe su PIN (si es quien está en turno, no se lo pide) y ve el corte con lo que debe haber, lo contado y la diferencia. Puede corregir lo contado, y para cerrar con diferencia escribe una Nota obligatoria ("faltó cambio de $50") y toca Cerrar con diferencia.
4. Después de 3 conteos que no cuadran, la caja ya no responde si cuadra: solo la cierra un encargado con su PIN. Los intentos quedan en el corte.
5. Al cerrar ves el Corte del turno: cada forma de cobro (Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Mercado Pago, Otro y las demás que haya, en $0 si no hubo), propinas, Total cobrado, y el efectivo de la caja (fondo, cobros en efectivo, propinas en efectivo, devoluciones, salidas), Efectivo esperado, contado, Diferencia, conteos que no cuadraron, quién autorizó y la nota. Si hay impresora de tickets, sale el ticket CORTE DE CAJA con lo mismo, aperturas del cajón y pausas de la Tienda.

Con la Tienda de artículos, el resumen y el ticket dicen además cuánto de las ventas fueron artículos y cuántas piezas.

1. 1Abrir caja (fondo)
2. 2Cobros, salidas y propinas
3. 3Contar billetes y monedas
4. 4¿Cuadra? Sí: se cierra · No: volver a contar (3 veces) o revisión del encargado con PIN
5. 5Corte del turno

Los cortes con su diferencia quedan en Ventas.

Pedidos del día, cancelar y reembolsar

Pedidos (junto al buscador) es la lista de todos los pedidos de hoy en una tabla: busca por número, folio, cliente o mesa, y filtra por Todos, En curso, Listos, Entregados o Cancelados. Al tocar uno ves su detalle:

• Reimprimir ticket (sale "Copia") y Facturar pedido si ya está pagado (ver Facturación).
• Abrir ticket, Enviar ticket por WhatsApp o Copiar enlace del ticket digital (la página del pedido con aspecto de ticket, donde el cliente también pide su factura).
• Historial: quién lo metió, quién lo mandó a cocina, cada cambio de estado, cada cobro, factura, reimpresión y cancelación.
• Cancelar pedido (sin cobrar) o Cancelar y reembolsar (ya cobrado).

Un pedido cancelado se queda en la lista con su etiqueta roja Cancelado y su motivo. Nada se borra.

Pausar la Tienda desde la caja

Cuando la cocina no se da abasto, cualquier Colaborador puede pausar la Tienda en línea con su propio PIN (es de emergencia):

1. Menú ☰ → Tienda.
2. ¿Cuánto tiempo? 15 min, 30 min, 1 hora, Resto del día o Cerrar por hoy.
3. ¿Qué pausar? Todo (Tienda y pedidos desde la mesa) o Solo domicilio (se sigue recibiendo para recoger).
4. Motivo: Mucha demanda, Falta de producto, Falla en cocina o equipo, Falta personal, Cierre anticipado u Otro.
5. Escribe tu PIN y toca Pausar. Mientras dura, una franja ámbar lo recuerda.

El cliente ve a qué hora se vuelve a recibir, nunca el motivo. Para volver antes, Reanudar pedidos. Las pausas quedan en el historial de la Tienda y en el corte. Apagar la Tienda para siempre solo se hace en el panel (ver Tienda en línea).

Practicar sin miedo (capacitación)

En la pantalla de bloqueo de la caja, abajo, toca Practicar (no es real), elige tu nombre y escribe tu PIN. Entras a la caja y la comandera de siempre, con tu menú, tus mesas y tus ajustes, pero nada de lo que hagas es real: no se guardan pedidos, cobros, turnos ni impresiones. Lo único que se guarda es tu avance, a tu nombre.

1. 1Practicar
2. 2Tu nombre y PIN
3. 3Tu capacitación
4. 4Lecciones
5. 5Turno de prueba en hora pico
6. 6Capacitado

Tu capacitación

Al entrar se abre Capacitación (también en la franja naranja). Ahí ves tu ruta según tu puesto y tu avance:

Puedes elegir otra ruta en la lista. Solo salen las lecciones de lo que tu sucursal tiene (mesas, Tienda en línea, localizador).

Las lecciones

Cada lección dura de 2 a 5 minutos. Una tarjeta abajo a la izquierda te dice qué hacer y el botón que toca se marca en naranja; al hacerlo, pasa sola al siguiente paso. Si tocas otra cosa, te dice qué era y qué buscar. Al final hay un reto sin ayuda (por ejemplo, "Un cliente quiere 2 tacos y paga con dos métodos") que se califica solo: cada pista y cada error restan.

Turno de prueba en hora pico

El restaurante se llena: las tareas llegan de dos en dos, o solas cada 45 segundos aunque no termines las anteriores. Llega un pedido de la Tienda en línea con su sonido, una mesa pide la cuenta desde el QR, un cliente trae cupón, otro se arrepiente, se acaba un producto… y al final, el corte. Cada tarea se palomea sola cuando la haces bien; la puedes Saltar. Con 80 % o más quedas Capacitado (cada error de la caja resta 2 puntos). La cocina tiene su propio turno, solo con la comandera.

En la franja naranja

Lo que se "imprime" sale en la pantalla como papel. Para practicar: cupón PRACTICA10, clienta frecuente 5512345678. Fidelidad, facturas, la terminal, el inventario y las reservaciones todavía no se practican aquí.

Ajustes

Panel › Cajas e impresoras › CajaAbrir

Arriba eliges ¿Qué quieres configurar?, y a un lado ves Así se ve la caja con la vista previa. Los ajustes viven en tres niveles que heredan:

1. 1Plantilla de la marca
2. 2Sucursal (todas sus cajas)
3. 3Una caja

Cada ajuste dice Cambiado aquí cuando lo cambiaste en ese nivel, y se regresa con Usar el de la marca o Usar el de la sucursal. Las cajas toman los cambios al volver a abrirlas.

Pestañas de la caja

Nuevo pedido, Comandera y Caja siempre se ven.

Al tomar el pedido

Identificador del pedido

Al cobrar

El ticket impreso (siempre, preguntar o nunca) se elige en cada caja, en su botón Impresora (ver Impresoras).

Seguridad

Vista del catálogo

Casos de uso

Quién puede usarlo

Los Colaboradores se agregan en Personal (lo hacen Admin, Co-admin, Franquiciatario y Gerente para sus sucursales). Ver Equipo y roles.

Alcance: Cajas e impresoras es mixto. La plantilla es de toda la marca; los ajustes de sucursal y de caja, solo de esa sucursal o esa caja.

Plan

La caja, el corte, las propinas, la impresión y el modo sin internet vienen en Complete y Escala, sin cobro por caja: vincula todas las tablets que quieras. Solo con Escala aparecen en la caja Inventario y las Reservaciones (ver Plan y pagos).

Todavía no:

• Abrir la caja desde tu sesión del panel como caja personal (sin vincular): está aprobado pero no construido. Hoy cada navegador se vincula con código.
• Conectar una terminal Clip o de banco con la caja: hoy solo se conecta Mercado Pago Point; con las demás el cobro se registra a mano.
• Pedir PIN para reimprimir un ticket.

Preguntas frecuentes

¿Necesito comprar algo para usar la caja?

No. Basta una tablet, celular o computadora con navegador. La impresora, el cajón y el lector son para ir más rápido (ver Impresoras). Sin impresora, el cliente recibe su ticket digital.

¿Cuántas cajas puedo tener?

Las que quieras, en cada sucursal. Todas las de una sucursal comparten el mismo turno de caja.

Olvidé mi PIN o se bloqueó.

Tras 5 intentos se bloquea 5 minutos. Si no lo recuerdas, el dueño o tu gerente te pone uno nuevo en Personal; al entrar, la caja te pide cambiarlo por uno tuyo.

¿Por qué no veo Mesas, Inventario o el botón de la Tienda?

Puede que la sucursal no tenga esa función (sin mesas dadas de alta, sin plan Escala, sin Tienda) o que los ajustes de la caja la oculten. Revisa Cajas e impresoras → Caja en el nivel de la marca, la sucursal y esa caja.

¿Se puede cobrar sin abrir caja?

No. Sí puedes Enviar sin cobrar y cobrar después, con la caja abierta.

Un cliente pagó con tarjeta en la terminal y otra parte en efectivo.

En Cobrar, toca Dividir con otro método: un renglón de Efectivo y otro de Terminal (o de Tarjeta, si tu terminal no está conectada) con sus montos. Con Terminal, solo esa parte va a la Point.

¿Cómo le mando el ticket al cliente?

Abre el pedido en Pedidos o en la Comandera y toca Enviar ticket por WhatsApp o Copiar enlace. El ticket impreso también trae un QR que lleva al ticket digital, donde el cliente pide su factura.

¿Qué pasa si la tablet se queda sin internet?

Sigue cobrando y guarda las ventas para subirlas después. Ver Caja sin internet.