Personal: horarios, vacaciones y asistencia

Con Personal dejas el Excel de turnos, la libreta de vacaciones y el reloj checador por separado. Armas la semana de tu sucursal en un par de toques, sabes quién falta cuándo y cuántos días de vacaciones le quedan a cada quien según la ley, y tu equipo checa entrada y salida con su mismo PIN de la caja, desde su celular o con su huella. Al final, Asistencia te dice quién llegó tarde, quién faltó y cuántas horas trabajó cada persona.

Todo parte del expediente de cada persona en Personal → Personas (sus datos, accesos, documentos y notas; ver Equipo y roles). Esta página explica lo que se construye encima: horarios, vacaciones, checador y asistencia.

Dónde está

Panel › Personal › HorariosAbrir

En el menú lateral, dentro de Negocio:

Los ajustes del checador están en Cajas e impresoras → Checador. Las tres páginas son de esta sucursal (barra naranja): elige la sucursal arriba.

Cómo funciona

1. 1Horario fijo de cada persona
2. 2la semana se llena sola
3. 3ajustas lo que cambia
4. 4Publicar
5. 5tu equipo checa
6. 6Asistencia compara contra el horario

• El horario fijo es la semana normal de cada persona. Se pone una vez en su expediente (pestaña Horario) y con eso todas las semanas se llenan solas.
• En Horarios solo cambias lo que se mueve esa semana.
• Las ausencias aprobadas (vacaciones, permisos, incapacidades) aparecen solas en la semana.
• Las checadas se comparan contra el turno del día para marcar retardos, faltas y horas extra.

Horarios

Panel › Personal › HorariosAbrir

La semana de la sucursal: personas en renglones (agrupadas por puesto) y días en columnas. En el celular se ve un día a la vez.

Turnos de la sucursal

Son los botones con los que llenas la semana con un toque. Ábrelos con Turnos.

Cada sucursal nace con dos turnos de ejemplo: Matutino (8:00 a 16:00) y Vespertino (16:00 a 0:00), con 30 minutos de descanso. Cambiarlos no mueve los horarios que ya pusiste.

Paso a paso: poner el horario fijo de una persona

1. Ve a Personal, abre a la persona y entra a la pestaña Horario.
2. Para cada día elige Trabaja o Descansa.
3. En los días que trabaja, elige un Turno o Otro horario (entra, sale y descanso).
4. Usa Copiar el lunes a los demás días que trabaja para ir más rápido.
5. Toca Guardar horario fijo. Ves cuántas horas suma a la semana.

Paso a paso: armar la semana

1. Entra a Personal → Horarios. Muévete con Semana anterior, Esta semana y Semana siguiente.
2. Toca una celda para elegir un turno, poner Otro horario, Quitar turno o marcar Que sea su horario fijo.
3. Arrastra un turno a otro día u otra persona para moverlo; con la tecla Alt, lo copias.
4. Usa Copiar semana pasada si esta semana es igual a la anterior, o Volver al horario fijo para quitar los cambios de la semana (las ausencias no cambian).
5. Toca Publicar. Lo que cambies después queda marcado "Nuevo" hasta que toques Publicar cambios.
6. Toca Imprimir para sacar la semana en una hoja y pegarla en la cocina.

Lo que ves en la semana:

Avisos de ley

Arriba de la semana aparecen avisos de ley (no te impiden guardar):

• Más horas a la semana que el tope del año según la reforma (48 h en 2026, 46 en 2027… hasta 40 en 2030).
• Sin día de descanso.
• Menos de 10 horas de descanso entre un turno y el siguiente.

Imprimir el horario

Panel › Personal › Horarios › ImprimirAbrir

Abre la semana de la sucursal en una hoja limpia (sin el menú del panel), con el título "Horario · Sucursal", lista para imprimir.

Vacaciones y permisos

Panel › Personal › VacacionesAbrir

El mes con personas en renglones y días en columnas. Cada ausencia es una barra de color según su tipo:

Paso a paso: registrar una ausencia

1. Entra a Personal → Vacaciones y busca el mes con Mes anterior / Mes siguiente.
2. Arrastra sobre los días de la persona (en el celular: toca el primer día y luego el último). También puedes tocar Registrar ausencia.
3. Elige el Tipo, revisa Desde y Hasta, y agrega una Nota si quieres.
4. Ves al momento cuántos días son y cuántos le quedarían de vacaciones.
5. Toca Registrar. Queda aprobada y se ve en el horario de esos días.

• Si faltan a la vez dos personas del mismo puesto, te avisa ("Faltan a la vez: Ana, Luis").
• Si hay solicitudes por aprobar, salen arriba del calendario con Aprobar o Rechazar (en el calendario se ven con línea punteada).
• Para quitar una ausencia que ya no va, ábrela y toca Cancelar ausencia.
• Una ausencia cuenta solo los días que la persona iba a trabajar, sin festivos.

Saldo de vacaciones por ley

En el expediente de cada persona (pestaña Vacaciones) ves su saldo, calculado por antigüedad con las "vacaciones dignas" (reforma de 2023):

• Necesita su Fecha de ingreso (en Datos) para calcularse.
• Antes de su primer año todavía no gana días; puedes darlos a cuenta.
• También te dice cuándo cumple el siguiente año y cuántos días le tocarán.

Checador

El checador registra la entrada y salida de tu equipo. Cada persona checa con su PIN, de una de tres formas:

Paso a paso: encender el checador

Panel › Cajas e impresoras › Checador

1. Dale PIN a cada persona: en Personal, abre a la persona → Accesos → PIN. Sin PIN no puede checar.
2. Si alguien solo checa y no cobra (cocina, limpieza), apaga Puede usar la caja (si no, su PIN solo sirve para checar).
3. En Cajas e impresoras → Checador, elige la Sucursal (si tienes varias) y, en Cajas, decide qué hace cada una:

Puede haber varias cajas que chequen por sucursal. Si la caja aún no existe, vincúlala en la pestaña Dispositivos (ver Caja (POS)).

Checar en la caja

1. 1Checar entrada o salida
2. 2tu nombre
3. 3tu PIN
4. 4Entrada, Salgo a descanso, Regreso de descanso o Salida

• La primera checada del día se registra sola como Entrada; después pregunta si es Salgo a descanso, Regreso de descanso o Salida.
• Con PIN temporal, primero elige su propio PIN.
• Sin internet la checada se guarda en la caja y se sube sola con su hora real (hasta 24 horas después).

Checar desde el celular

1. En Ajustes del checador de la sucursal enciende Checar desde el celular (de fábrica viene apagado).
2. Revisa que la sucursal tenga su dirección en Sucursales: así se confirma que la persona está en el local.
3. Manda el enlace a cada persona: en Personal, abre a la persona → Accesos → Checador → Mandar enlace, y envíaselo por WhatsApp.
4. La persona lo abre en su celular y toca Activar este celular. Es una sola vez: el enlace sirve una vez y vence en 7 días; si se pierde, mándale un Enlace nuevo.
5. Cada día: abre la cámara, escanea el QR del checador ("Solo checador"), escribe su PIN y toca Checar.

Checador en el celularAbrir

• El QR cambia cada 30 segundos: una foto del QR deja de servir al minuto, así nadie checa desde su casa.
• Si no se puede saber su ubicación o está fuera del radio, la checada queda Por revisar y el gerente la aprueba o la rechaza en Asistencia.
• No hay un enlace general para checar: cada persona activa su propio celular.
• Para quitarle el celular a alguien, en su expediente toca Desactivar.

Ajustes del checador

Lector de huella (ZKTeco)

Si prefieres huella, Colega Menus se conecta con lectores ZKTeco que tengan "ADMS" o "Cloud Server" (WiFi o cable de red). La página Cajas e impresoras → Checador → Lectores de huella trae las instrucciones paso a paso:

1. Agrega el lector con su Nombre ("Entrada") y su Número de serie (en la etiqueta o en el menú del lector).
2. En el lector, configura el servidor en la nube (ADMS) con la dirección que te muestra la página, puerto 443.
3. En menos de un minuto la página dice Conectado.
4. La persona firma su consentimiento; en su expediente → Accesos → Huella marca que lo firmó y toca Registrar huella en el lector.

• La huella nunca sale del lector: Colega Menus solo recibe "el número 12 checó a las 8:02".
• Nadie está obligado a dar su huella: quien no quiera checa con su PIN.
• Al dar de baja a una persona, se borra de los lectores.

Asistencia

Panel › Personal › AsistenciaAbrir

Tiene dos vistas: Día y Periodo.

Vista Día

Quién tenía turno o checó ese día (muévete con Día anterior, Hoy y Día siguiente), con su Entrada, Salida y Horas, y sus incidencias contra el horario:

Cada checada dice de dónde vino (Caja, Celular, Huella o A mano) y si fue Sin internet. Las del celular con problema salen Por revisar ("A 320 m", "Sin ubicación") con Aprobar o Rechazar.

Corregir checadas

• Agregar checada: para cuando se le olvidó checar. Queda marcada "A mano".
• Corregir: cambia la hora; la original se queda en el registro.
• Anular: deja de contar, pero se queda como anulada.

Las tres piden un Motivo obligatorio ("se le olvidó checar la salida") y guardan quién lo hizo.

Vista Periodo

Eliges Desde y Hasta y tocas Ver. Por persona: días, horas trabajadas y programadas, extra, retardos, faltas, salidas antes, sin salida y por revisar.

Descargar registro de jornada baja un CSV con cada checada: fecha, persona, checada, hora original, hora corregida, motivo, origen, estado y distancia. Sirve para tu contador o para una inspección.

Capacitación

Panel › Personal › CapacitaciónAbrir

Cada persona aprende la caja y la comandera con el capacitador: en la pantalla del PIN de cualquier caja toca Practicar y entra con su propio PIN. Practica con el menú, las mesas y los ajustes de la sucursal, pero nada de lo que hace es real. Termina con un turno de prueba en hora pico; con 80 % o más queda Capacitado.

En Personal → Capacitación ves a cada Colaborador de la sucursal:

Para cambiar su ruta o pedirle que se capacite, toca Asignar: elige la ruta, enciende Debe capacitarse y, si quieres, una fecha. Con eso, la caja se lo recuerda cada vez que entra con su PIN hasta que apruebe su turno de prueba. Nunca le impide cobrar. Quitar asignación regresa a la ruta de su puesto y apaga el recordatorio.

Casos de uso

Quién puede usarlo

• Los ajustes del checador y los lectores los cambia quien administra Cajas e impresoras.
• Imprimir el horario pide la sección Personal.
• Cada persona trabaja en las sucursales de su expediente; su PIN funciona en todas ellas.

Plan

Horarios, vacaciones, checador y asistencia vienen en Complete y Escala, sin costo extra. El módulo Horarios y vacaciones se puede ocultar desde Herramientas; la lista de Personal y Accesos y roles siempre se ven.

Lo que no hace todavía:

• Faltas administrativas (llamadas de atención y actas) y evaluaciones de desempeño.
• Nómina: sueldos, pre-nómina, aguinaldo y finiquito. Por ahora la nómina se captura como gasto en Finanzas.
• Que cada persona vea su horario o pida vacaciones desde su celular, y avisos por WhatsApp al publicar.
• Mínimos por puesto, costo de nómina del día y turnos partidos (un turno por persona y día).
• Foto al checar y exigir estar checado para abrir la caja.

Preguntas frecuentes

¿Necesito comprar un reloj checador?

No. Puedes checar en la caja que ya tienes, en una tablet barata como "Solo checador" o desde el celular de cada persona. El lector de huella es opcional.

¿Qué pasa si no hay internet cuando alguien checa en la caja?

Se guarda en la caja y se sube sola con su hora real al volver la red (hasta 24 horas después). En Asistencia sale marcada "Sin internet".

Alguien olvidó checar su salida, ¿cómo lo arreglo?

En Asistencia → Día, toca Agregar checada, elige "Salida", la hora y escribe el motivo. Queda marcada "A mano" y la original nunca se borra.

¿Puede alguien checar desde su casa con una foto del QR?

No. El QR cambia cada 30 segundos y una foto deja de servir al minuto. Además se revisa su ubicación contra el radio de la sucursal.

¿Por qué no veo el tipo de ausencia de alguien?

Las incapacidades son dato de salud: solo las ve quien tiene "Ver sueldos". Los demás ven "Ausencia".

¿El saldo de vacaciones es legal?

Es un cálculo de apoyo con la Ley Federal del Trabajo vigente. Para casos especiales (antigüedad reconocida, acuerdos), ajusta "Días que ya traía" y valídalo con tu contador.

Una persona trabaja en dos sucursales, ¿cómo se ve?

En la semana de cada sucursal ves sus turnos ahí, y los días que trabaja en la otra salen como "En Centro". Sus turnos se cambian desde la sucursal donde trabaja ese día.