Administración
Finanzas
Estado de resultados, costos de tus platillos, gastos, propinas e historial de antes de Colega Menus. Cuánto vendiste, cuánto te costó y cuánto te quedó.
Finanzas responde la pregunta que más importa: ¿cuánto me está quedando? Junta lo que vendiste en la caja, la tienda en línea, las mesas y las plataformas de delivery, le resta lo que te cuesta preparar cada platillo y tus gastos, y te dice tu utilidad, tu punto de equilibrio y qué productos te dejan más.
Todo se llena solo con tu operación diaria: cada venta guarda su costo, las salidas de caja y las compras de insumos entran como gastos, y tus gastos fijos (renta, nómina, internet) se registran solos cada mes. Tú solo capturas lo que el sistema no puede saber.
Dónde está
Panel › Finanzas › Estado de resultadosAbrir
En el menú lateral, la sección Finanzas tiene estas páginas:
| Página | Para qué sirve |
|---|---|
| Ventas | Tus reportes de ventas y cortes (ver Ventas). |
| Estado de resultados | Ventas − costo de lo vendido − gastos = utilidad, con indicadores y tu asesor de negocios. |
| Gastos | Lo que pagas: gastos del panel, gastos fijos, salidas de caja y compras. |
| Costos | Cuánto te cuesta preparar cada producto y cada opción de precio. |
| Propinas | Cuánto recibe de propina cada persona de tu equipo. |
| Historial | Tus ventas y gastos de antes de Colega Menus. |
| Facturación | Tus facturas (CFDI) y datos fiscales (ver Facturación). |
La barra de arriba es naranja: lo que ves y capturas es de la sucursal elegida. El estado de resultados, además, puede juntar todas tus sucursales en un consolidado.
Cómo funciona
- 1Vendes
- 2cada venta guarda su costo
- 3registras gastos
- 4Estado de resultados
- 5Utilidad
| Concepto | De dónde sale |
|---|---|
| Ventas | Pedidos cobrados del periodo, sin propinas y menos reembolsos. No cuentan los cancelados ni los pedidos de prueba. |
| Costo de lo vendido | El costo de cada producto vendido, el de ese momento (cambiar un costo después no altera lo ya vendido). |
| Utilidad bruta | Ventas − costo de lo vendido. |
| Gastos | Todos los gastos de la sucursal en el periodo, por categoría. |
| Utilidad neta | Utilidad bruta − gastos. En verde si ganas, en rojo si pierdes. |
Estado de resultados
Panel › Finanzas › Estado de resultadosAbrir
Arriba eliges el Periodo y, si tienes varias sucursales, la Sucursal (o "Todas (consolidado)").
| Periodo | Qué toma |
|---|---|
| Este mes (de fábrica) | Del día 1 a hoy. |
| Mes pasado | El mes calendario anterior completo. |
| Últimos 30 días | Los 30 días que terminan hoy. |
| Este año | Del 1 de enero a hoy. |
| Personalizado | Eliges Desde y Hasta y tocas Aplicar. |
Cada número de arriba (Ventas, Utilidad bruta, Gastos, Utilidad neta) se compara vs. periodo anterior del mismo largo: si ves "Este mes", lo compara con los mismos días del mes pasado.
Lo que ves en la página:
| Bloque | Qué te dice |
|---|---|
| Estado de resultados | El desglose completo: ventas, costo de lo vendido con su food cost, utilidad bruta con su margen, cada categoría de gasto y la utilidad neta con su margen. Al pie, cuánto fue de propinas y de reembolsos (que no cuentan como venta). |
| Aviso de costos | Si solo una parte de lo vendido tiene costo capturado ("Solo el 60%…"), te avisa y te lleva a Costos. Sin costos, la utilidad sale más alta de lo real. |
| Punto de equilibrio del mes | Cuánto necesitas vender al mes para cubrir tus gastos fijos, con una barra de avance: "Te faltan $X de ventas" o "¡Ya cubriste tus gastos fijos del mes!". |
| Indicadores | Ticket promedio, número de pedidos, food cost y margen neto. |
| Mejores días y Mejores horas | Los 3 días de la semana y las 3 horas que más vendes. |
| Lo que más te deja | Los 5 productos con más utilidad en pesos (no los que más se venden). |
| Productos con food cost alto | Los que pasan del 35 % de food cost, con el botón Revisar costos. |
Arriba de los números está Tu asesor de negocios, que lee todo esto y te da alertas y consejos (ver Asesor de negocios e IA).
Descargar para tu contador
El botón CSV para el contador descarga el estado de resultados del periodo y la sucursal que tienes elegidos. Lo ve quien puede editar Finanzas.
Comisiones de plataformas de delivery
Si recibes pedidos de plataformas (ver Plataformas de delivery), sus comisiones estimadas aparecen solas como su propio renglón de gasto: Comisiones de plataformas (estimadas). Es aparte de "Comisiones de apps", que es lo que tú capturas a mano.
Costos (food cost)
Panel › Finanzas › CostosAbrir
Aquí pones cuánto te cuesta preparar cada producto de la sucursal (con IVA). La tabla va por categoría, en el orden de tu menú:
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Producto | El producto, o "Producto · Opción" si tiene opciones de precio (cada opción lleva su propio costo). |
| Precio | Lo que cobras. |
| Costo | Lo que te cuesta. Escríbelo en pesos ($38.50). |
| Te deja | Precio − costo. |
| Food cost | Qué porcentaje del precio se va en costo. Arriba de 35 % se marca en amarillo. |
Arriba ves "12 de 40 productos con costo", un buscador y el botón Guardar (dice cuántos cambios llevas).
Paso a paso: capturar tus costos
- Entra a Finanzas → Costos con la sucursal elegida.
- Busca el producto o recorre la lista.
- Escribe su costo. Al momento ves cuánto te deja y su food cost.
- Toca Guardar N cambios.
Si usas recetas e inventarios
Con recetas, el costo se llena solo: la receta suma lo que cuestan sus insumos y se recalcula cuando un insumo sube (ver Recetas e ingredientes e Inventarios). Los extras y modificadores se costean con sus recetas.
Con menú maestro
Si tu marca usa un solo menú para todas las sucursales (ver Menú maestro):
- El costo que se escribe a mano en un platillo del menú de la marca vale para todas las sucursales, y solo lo cambia quien es de toda la marca (Admin o Co-admin). A los demás les sale "Esto lo cambia el Admin de la marca".
- Con recetas, cada sucursal costea con lo que ella paga (sus compras y lo que le cobra el CEDIS), y cada venta guarda ese costo.
Precios de franquicia (CEDIS)
Gastos
Panel › Finanzas › GastosAbrir
La lista Gastos del mes muestra todo lo que salió de dinero, con filtro de Mes y de Sucursal (o "Todas"), y el total del mes.
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Concepto | La descripción del gasto (o su categoría si no tiene). |
| Categoría | Insumos, Renta, Nómina, Servicios (luz, agua, internet), Gas, Publicidad, Comisiones de apps, Mantenimiento u Otros. |
| Sucursal | Si tienes varias. |
| Origen | Panel (lo capturaste tú), Gasto fijo (se registró solo) o Salida de caja (del POS). Las compras de inventario y las entregas del CEDIS también entran solas como gasto de Insumos. |
| Registró | Quién lo capturó. |
| Comprobante | La foto del ticket o factura, si la subiste. |
| Fecha y Monto | Con IVA, como lo pagaste. |
Paso a paso: agregar un gasto
- Toca Agregar gasto.
- Elige la Sucursal (si tienes varias) y la Categoría.
- Escribe el Monto con IVA.
- Agrega una Descripción ("tortillas", "recibo de luz"). Si la categoría es Otros, es obligatoria.
- Revisa la Fecha (de fábrica, hoy). No puede ser futura ni de hace más de 2 años.
- Si quieres, sube la Foto del comprobante (JPG, PNG, WebP o HEIC).
- Toca Guardar.
Para corregirlo, toca su concepto en la lista: se abre para Editar o Eliminar. Eliminar lo archiva (no cuenta más, pero queda rastro).
Gastos fijos
Abajo de la lista están los Gastos fijos: renta, nómina, internet, la cuota del contador… Se registran solos cada mes el día que elijas y son la base de tu punto de equilibrio.
| Campo | Qué es | De fábrica |
|---|---|---|
| Sucursal | De qué sucursal es. | La elegida |
| Nombre | Ej. "Renta del local". | — |
| Categoría y Monto | Igual que un gasto normal. | — |
| Día del mes | Del 1 al 28. | — |
| Activo (se sigue registrando) | Apágalo para que deje de registrarse sin borrarlo. | Encendido |
- 1Agregas el gasto fijo
- 2llega su día
- 3aparece solo en Gastos con origen "Gasto fijo"
- Se registra desde este mes: si el día ya pasó, aparece de inmediato.
- Si un mes cambia el monto (llegó más alto el recibo), edita ese gasto en la lista; el gasto fijo sigue igual para los meses siguientes.
- Eliminar un gasto fijo deja de registrarlo, pero lo ya registrado se queda.
Salidas de caja
Cuando un cajero saca efectivo de la caja para pagar algo (hielo, gas, tortillas), lo registra en el POS en Caja → Salida de caja: monto, motivo y tipo de gasto (de fábrica, Insumos).
- 1Salida de caja en el POS
- 2gasto ligado al turno
- 3se descuenta del efectivo esperado en el corte
- Más de $500 la autoriza un encargado con su PIN (un Colaborador con "Puede autorizar").
- Aparece sola en Gastos con origen Salida de caja y el nombre de quien la hizo.
- No se edita desde el panel: se corrige desde el corte del POS. Ver Caja (POS).
Propinas
Panel › Finanzas › PropinasAbrir
Cuánto recibió de propina cada persona de tu equipo al cobrar en el POS (pedidos y cuentas de mesa). Eliges Desde, Hasta y Sucursal y tocas Ver. De fábrica muestra el mes en curso.
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Persona | Quien la recibió (de entrada, quien tomó el pedido o abrió la mesa). "Sin asignar" si no se eligió a nadie. |
| Efectivo | Lo que dejaron en efectivo. |
| Tarjeta y otros | Tarjeta, transferencia u otro. |
| Cobros | En cuántos cobros recibió propina. |
| Total | La suma. |
Aparte, un renglón con las propinas de la Tienda en línea (las deja el cliente al pedir).
Historial (antes de Colega Menus)
Panel › Finanzas › HistorialAbrir
Si acabas de llegar a Colega Menus, tu asesor no sabe cómo te fue el año pasado. En Historial traes tus ventas y gastos de tu sistema anterior para que te dé consejos desde el primer día: temporadas, mejores días y si vas creciendo.
Hay dos formas de traerlo:
| Forma | Cuándo usarla |
|---|---|
| Importar archivo | Tienes el reporte de tu punto de venta anterior (Soft Restaurant, Parrot, Poster, Loyverse, Square, Clip…) o tu propio Excel. |
| Capturar por mes | No puedes exportar nada: escribes ventas, tickets y gastos de cada uno de los últimos 12 meses. |
Paso a paso: importar un archivo
- 1Archivo
- 2Revisión
- 3Listo
- Toca Importar archivo y elige tu Excel (.xlsx) o CSV, de hasta 25 MB. Lo ideal: ventas por ticket, por producto o por día de 12 a 24 meses; o gastos con fecha, concepto e importe.
- Tu archivo se lee en tu navegador y nunca se sube. La IA solo ve unos renglones de muestra (sin correos ni teléfonos) y propone qué columna es cada cosa: "Así entendimos tu archivo", con qué tan segura está (Muy seguro, Revisa por favor, No estamos seguros).
- Revisa Cómo leer el archivo: qué contiene (Ventas o Gastos o compras), si cada renglón es un ticket, un producto o un día, el renglón de encabezados, el formato de fecha y las columnas (fecha, total cobrado, tickets, folio, sucursal, estado). En "Valores que significan cancelado" pon cómo marca tu sistema los cancelados ("Cancelado, Anulado") para quitarlos.
- Si el archivo trae varias sucursales, liga cada una a tu sucursal en Colega Menus o elige "No importar".
- En gastos, la IA sugiere la categoría de cada concepto; cámbiala si hace falta.
- Revisa el Resumen para confirmar: periodo, ventas, tickets y las ventas por mes. Las sumas las hace el sistema, no la IA. "¿Estos números se parecen a lo que recuerdas?"
- Toca Guardar historial. Después puedes ir directo a Pedir diagnóstico a mi asesor.
Sin IA disponible (se acabó la del mes o falla), el sistema propone las columnas por sus nombres y tú eliges; siempre lo revisas tú.
Reglas para no contar dos veces
- Solo se guardan fechas de los últimos 3 años y anteriores a tu primera venta en Colega Menus (la página te dice cuál fue).
- Si ya importaste historial de esas fechas, te pregunta: Conservar la anterior o Reemplazar (la anterior se deshace).
- Si un mes tiene días importados de un archivo, mandan esos sobre la captura a mano.
- Solo se guardan totales por día (ventas) o por mes y categoría (gastos). Nunca el archivo ni datos de tus clientes.
Deshacer y recuperar
En Importaciones ves cada carga con su archivo, tipo, periodo, sistema de origen, quién la registró y su estado (Activa o Deshecha). Deshacer la quita del historial y del asesor; Recuperar la regresa durante 30 días.
Casos de uso
Quién puede usarlo
| Rol | Estado de resultados, Costos e Historial | Gastos | Propinas |
|---|---|---|---|
| Admin y Co-admin | Ver y editar, todas las sucursales y el consolidado. | Ver y editar | Ver |
| Franquiciatario | Ver y editar, solo sus sucursales. | Ver y editar | Ver |
| Gerente | No lo ve. | Ver y editar en sus sucursales | Ver |
| Rol personalizado | Con la sección Finanzas (ver o editar). | Con Gastos | Con Ventas |
| Colaborador (PIN) | No entra al panel. Solo hace salidas de caja en el POS. | — | — |
- Descargar el CSV pide poder editar Finanzas.
- El costo escrito a mano de un platillo del menú de la marca solo lo cambia quien es de toda la marca.
- Más sobre roles en Equipo y roles.
Plan
Finanzas viene en Complete y Escala, sin costo extra. Lo que depende de Escala son los costos con inventario por sucursal y el CEDIS (ver Inventarios y CEDIS).
Lo que no hace todavía:
- No es contabilidad formal ni calcula impuestos: los montos van con IVA para que cuadren con tu caja. Tu contador sigue haciendo tu declaración.
- La nómina se captura como gasto (o gasto fijo); todavía no se calcula por persona.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi utilidad sale tan alta?
Seguramente faltan costos. Revisa el aviso amarillo del estado de resultados: si solo el 40 % de lo vendido tiene costo, el otro 60 % cuenta como si no te costara nada. Completa tus costos en Finanzas → Costos, empezando por lo que más vendes.
Cambié el costo de un producto, ¿se recalculan las ventas pasadas?
No. Cada venta guarda el costo de ese momento, para que tus meses cerrados no cambien. El costo nuevo aplica de aquí en adelante.
¿Las propinas cuentan como venta?
No. Se restan de las ventas y se reportan aparte en Propinas.
¿Por qué no puedo editar una salida de caja?
Porque está ligada a un turno y a su corte. Se corrige desde el corte del POS para que el efectivo cuadre.
Mi gerente no ve el estado de resultados, ¿es normal?
Sí. El Gerente opera la sucursal y registra gastos, pero no ve costos, utilidad ni historial. Si quieres que lo vea, dale un rol personalizado con Finanzas.
¿Subo mi archivo de ventas a Colega Menus al importar el historial?
No. El archivo se lee en tu navegador. Solo se guardan los totales por día o por mes, y la IA solo ve unos renglones de muestra para entender las columnas.
Importé el historial mal, ¿qué hago?
En Importaciones, toca Deshacer y vuelve a importarlo. La importación deshecha se puede recuperar durante 30 días.