Inventarios

Inventarios te dice cuánto tienes de cada insumo en cada sucursal, qué se está acabando, qué comprar y, lo más importante, cuánto dinero se te va entre lo que debiste gastar según tus ventas y lo que de verdad salió del almacén. Las existencias bajan solas con cada venta y suben con cada compra o entrega del CEDIS; tú solo cuentas de vez en cuando para que todo cuadre.

Sirve al dueño que quiere saber su costo real, al gerente que pide y recibe mercancía, y al equipo de cocina que cuenta, anota mermas y prepara salsas por lote desde la caja.

Dónde está

Panel › Inventario › ResumenAbrir

El grupo Inventario del menú lateral es siempre de la sucursal elegida arriba (barra naranja). Tiene estas opciones:

Los insumos y las recetas son de toda la marca y viven en el Menú:

Panel › Menú › InsumosAbrir

En la caja (POS), el inventario se abre desde el menú ☰ o la pestaña Inventario (/pos/inventario).

Cómo funciona

Todo parte de tres ideas:

Cada sucursal Escala tiene su almacén, que se crea solo la primera vez que entras. Cada entrada y salida queda como un renglón del historial (kárdex), con quién, cuándo y por qué. La existencia es la suma de esos movimientos: nada se cambia "a mano" sin dejar rastro.

1. 1Compra o entrega del CEDIS
2. 2Existencia sube
3. 3Venta (baja sola)
4. 4Merma o producción
5. 5Conteo (ajusta a lo real)
6. 6Reporte teórico contra real

Lo que sube y lo que baja:

Cuándo baja con una venta

• Un renglón del pedido descuenta sus insumos cuando el pedido entra a cocina (Aceptado o después). Cuenta todo: caja, Tienda en línea, pedidos desde la mesa, plataformas de delivery y ventas sin internet cuando se suben.
• Descuenta la receta del producto, lo que "también lleva" (combos), la receta de la opción de precio (o su factor, por ejemplo Grande = 1.5 ×) y las opciones de modificador que suman insumos ("+ queso").
• Lo que el cliente pidió "Sin…" (un ingrediente que se puede quitar) no se descuenta.
• Si el pedido se cancela antes de estar listo, los insumos regresan. Si ya estaba listo, quedan como merma con el motivo "Pedido cancelado ya preparado".
• Los pedidos de prueba no descuentan.

Unidades y presentaciones

Cada insumo se mide en una sola unidad base: peso (gramos y kilos), volumen (mililitros y litros) o piezas. No se cambia después, porque sus existencias y recetas ya están en ella.

Lo compras en presentaciones ("Caja de 12 × 1 L", "Bulto de 20 kg"), cada una con cuánto trae y, si quieres, su código de barras. Al recibir escaneas la caja y el sistema sabe que entraron 12 litros.

El rendimiento dice cuánto queda útil después de limpiar: de 1 kg de cebolla quedan 850 g pelados (85 %). Las recetas se escriben con lo limpio y del almacén sale lo bruto.

Costo promedio

Cada compra recalcula el costo promedio del insumo en ese almacén, mezclando el precio de cada compra según cuánto compraste (el método que usa la contabilidad en México). El valor del inventario es lo que tienes a ese costo.

Tres niveles de uso

No hay que activar nada: llegas a cada nivel usándolo.

Resumen

Panel › Inventario › ResumenAbrir

Lo importante de la sucursal hoy, en una pantalla:

• Lista de arranque con los pasos que faltan y el siguiente siempre visible:

• Botones rápidos: Registrar compra, Registrar merma, Contar, Pedir al CEDIS y Orden de compra.
• Avisos: remisiones que vienen en camino del CEDIS (con Recibir), conteos que esperan tu aprobación (con Revisar) y alertas de costo ("El aguacate subió 22 %. Pasaron de tu objetivo de 30 %: Guacamole"), que se quitan con Ya lo vi.
• Lo que se está acabando: insumos por debajo de su mínimo.
• Avance de recetas: "X % de lo que vendes ya descuenta inventario", con el enlace Ligar más platillos.
• Arriba a la derecha, Insumos y recetas (en Menú) te lleva a donde se dan de alta.

Insumos

Panel › Menú › InsumosAbrir

Los insumos son de toda la marca (barra lavanda): se dan de alta una vez y los usan todas las sucursales. Las recetas y preparados se explican en Recetas e ingredientes.

Dar de alta un insumo

1. Toca Nuevo insumo (o escanea un código que no existe: se abre el formulario con el código ya puesto).
2. Escribe el Nombre y elige la Categoría.
3. Elige Se mide en: Peso, Volumen o Piezas.
4. En Presentaciones de compra, toca Agregar presentación: nombre ("Caja de 12 × 1 L"), Cuánto trae, Precio (opcional) y su código de barras (escríbelo o toca Escanear).
5. Si lo compras suelto, pon el Código de la pieza suelta.
6. Ajusta el Rendimiento y el Proveedor habitual.
7. Toca Guardar.

Campos del insumo

El costo del insumo:

• Con una presentación, el costo por kg, L o pieza sale de su precio.
• Con varias, ves el rango y la más barata. Las recetas usan la principal hasta la primera compra; después, lo que costó tu última compra ("Las recetas lo costean a $X / kg").

Lista de insumos

• Buscar insumo o código, filtro por Categoría y Archivados para ver y recuperar los archivados.
• Escanea con la cámara o con una pistola lectora para buscar o dar de alta.
• Por revisar: insumos que dio de alta alguien del equipo al escanear desde la caja o la tablet. Revisa su unidad, presentación y precio.
• Imprimir etiquetas abre el selector de etiquetas (ver Etiquetas, más abajo).
• Archivar guarda el insumo 30 días para recuperarlo. No se puede archivar si todavía lo usan productos, opciones o recetas (lo ves en Dónde se usa).

Existencias

Panel › Inventario › ExistenciasAbrir

Cuánto hay hoy en la sucursal. Baja sola con cada venta y sube con cada compra.

• Arriba, Por agotarse, En negativo, Agotados y el Valor del inventario (este último solo si ves montos).
• Filtros: Buscar insumo, Categoría y Ver también los que no se han movido.
• Botones Registrar merma y Registrar compra.
• Columnas: Insumo, Código, Categoría, Hay, Estado, Mínimo / ideal, Valor y Lo surte.

Historial (kárdex)

Toca un insumo para ver su Historial: cada entrada y salida con Movimiento, Fecha, Hizo, Nota, Costo, Cantidad y el Saldo después de cada una. Es la respuesta a "¿por qué tengo 3 kg?". Los movimientos de práctica salen marcados Práctica.

Ajustes de cada insumo en esta sucursal

En el botón Ajustes del renglón (solo para este almacén):

Compras y proveedores

Panel › Inventario › Compras y proveedoresAbrir

Tres pestañas: Compras, Órdenes de compra y Proveedores.

Registrar una compra

1. Toca Registrar compra.
2. Elige Cómo capturar:

1. Elige el Proveedor (o + Nuevo proveedor) y la Fecha.
2. En cada renglón, elige la presentación (o Suelto (por unidad)), cuántas y el total con IVA que pagaste. Si un concepto del documento no se reconoce, te pregunta "¿Qué insumo es…?" o puedes + Crear insumo nuevo.
3. Agrega una Nota y la Foto del comprobante si quieres.
4. Deja prendido Registrar el gasto en Finanzas (crea el gasto en la categoría Insumos) o apágalo si ya lo capturaste en Gastos.
5. Toca Guardar compra.

Si la compra sube un insumo y algún platillo pasa de tu % de costo objetivo, te avisa al guardar y en el Resumen.

La lista de compras muestra el mes elegido con su total ("Compras del mes"), Fecha, Proveedor, Origen (Capturada a mano, Del XML de la factura, De la foto del ticket o Escaneada), Insumos, quién la registró, Comprobante y Total. Anular compra la saca del inventario y archiva su gasto.

Órdenes de compra

1. En Pedido sugerido ves lo que falta para llegar al nivel ideal, agrupado por proveedor. Para que aparezca algo, cada insumo necesita nivel ideal y quién lo surte en Existencias.
2. Toca Crear orden: queda Por enviar.
3. Toca Enviar por WhatsApp: se abre WhatsApp con el mensaje y el enlace de la orden. Si el proveedor no tiene WhatsApp, se copia el mensaje con el enlace. También puedes Copiar enlace de la orden o Reenviar.
4. Cuando llega la mercancía, toca Recibir: capturas lo que llegó y el precio real, y queda como compra.

1. 1Por enviar
2. 2Enviada
3. 3Recibida (o Cancelada)

Lo que ve el proveedor (/oc/…): una página con el nombre del restaurante, "Orden de compra #…", a dónde entregar, para cuándo, cada producto con su cantidad y el botón Imprimir. No lleva precios a propósito: dice "Los precios se confirman al entregar".

Proveedores

Son de toda la marca. Cada uno tiene Nombre o razón social, Contacto, WhatsApp, Correo, RFC (opcional), Días de entrega, Días de crédito y Notas. Con su WhatsApp le mandas órdenes; con su RFC reconocemos sus facturas. Se archivan y recuperan.

Conteos y mermas

Panel › Inventario › Conteos y mermasAbrir

Contar lo que hay de verdad es lo que muestra cuánto se pierde. Un conteo rápido a la semana basta para empezar.

Hacer un conteo

1. Toca Nuevo conteo y elige qué contar:

1. Opciones:
   • A ciegas: quien cuenta no ve cuánto debería haber. Más honesto. Apagado de fábrica.
   • Conteo de práctica: para capacitar, no cambia el inventario. Apagado de fábrica.
2. Toca Empezar a contar. Cuenta en el orden del estante: se guarda solo al pasar al siguiente. Escanea un código para ir directo a ese insumo. Puedes dejarlo a medias y seguir después, y varias personas pueden contar a la vez.
3. Toca Enviar conteo.

1. 1Abierto
2. 2Enviar conteo
3. 3Aplicado (o Por aprobar
4. 4Aprobar diferencias
5. 5Aplicado)

• Si las diferencias son normales, el conteo se aplica: el inventario queda como lo contaste.
• Si alguna diferencia es grande (de fábrica, más de 10 % contra lo esperado) y quien contó no puede autorizar, el conteo queda Por aprobar y aparece en el Resumen. Un encargado lo revisa y toca Aprobar diferencias.
• Cancelar conteo lo descarta sin tocar nada.

Registrar una merma

1. Toca Registrar merma.
2. Agrega cada insumo (busca o escanea), su cantidad y su motivo.
3. Toca Registrar.

Abajo ves las Mermas de los últimos 30 días con su total.

Producción

Panel › Inventario › ProducciónAbrir

Para preparar salsas, marinados y masas por lote, con su etiqueta. Necesitas tener preparados dados de alta (ver Recetas e ingredientes).

• Planear: eliges el preparado, Cuánto preparar y Para cuándo. Queda en el Plan de producción.
• Registrar (un lote planeado) o Registrar producción (algo que ya preparaste): escribes Cuánto salió de verdad, y opcional Consumir antes de. Salen sus ingredientes según la receta y entra el preparado con su lote.
• Lote de práctica: no mueve el inventario.
• En Lotes recientes ves el lote, cuánto rindió contra lo planeado ("rindió 92 % de lo planeado"), quién lo hizo, la fecha de consumo y el botón Imprimir etiqueta del lote.

1. 1Planear
2. 2Registrar lo que salió
3. 3Salen ingredientes, entra el preparado
4. 4Imprimir etiqueta

Reportes

Panel › Inventario › ReportesAbrir

Cuánto debiste gastar contra cuánto se fue de verdad, en el periodo que elijas (Desde / Hasta).

Además: Donde más se pierde (los 10 insumos con más faltante en los conteos), Mermas por motivo y Detalle por insumo (Teórico, Real, Diferencia y En pesos). Si hay insumos en negativo, te lo dice para que los cuentes.

El Asesor de negocios también lee el teórico contra real, las mermas y las alertas de costo.

Etiquetas

Panel › Menú › Insumos › Imprimir etiquetasAbrir

Para insumos sin código de barras (carne a granel) y preparados. Cada etiqueta lleva el nombre y un QR con su código interno (o el lote), que se escanea igual que un código de barras.

1. Elige los insumos (los que ya tienen código salen marcados).
2. Elige el Tamaño, las Copias de cada una y, si quieres, Consumir antes de.
3. Toca Imprimir. Se abre la hoja lista (/etiquetas).
4. En el diálogo de impresión usa el tamaño de papel del rollo y escala 100 %.

La etiqueta de un lote de producción lleva además el lote, la fecha en que se hizo, "Consumir antes" y dónde se hizo. La hoja de etiquetas la abren también la caja y la tablet del CEDIS con alguien en turno.

Pedir al CEDIS

Panel › Inventario › Pedir al CEDISAbrir

Si tu marca tiene un CEDIS y la sucursal está vinculada a él, desde aquí le pides y recibes lo que te manda. Sin vínculo verás "Esta sucursal no está vinculada a un CEDIS" (se vincula en Ajustes del CEDIS → Sucursales).

Hacer un pedido

1. En Nuevo pedido elige el CEDIS (si te surte más de uno). Arriba ves la hora límite ("Pide antes de las 18:00") y los días de entrega.
2. Toca Llenar con lo sugerido (completa hasta tu nivel ideal) o escribe Cuánto pedir de cada insumo. Junto a cada uno ves cuánto Tienes y tu ideal.
3. Opcional: Lo necesito para, Nota para el CEDIS y Pedido de práctica (recorre todo el proceso sin mover inventario ni estado de cuenta).
4. Toca Enviar pedido.

Recibir lo que llega

1. Cuando el CEDIS surte, el pedido sale En camino y aparece en el Resumen.
2. Toca Recibir (o Escanear remisión y escanea el QR de la hoja que trae el repartidor).
3. Toca Llegó todo bien, o revisa renglón por renglón: Llegó bien y Dañado, con una nota.
4. Guarda. Lo recibido entra a tu almacén al precio del CEDIS; si algo faltó o llegó dañado queda registrado y el CEDIS lo ve.

1. 1Borrador
2. 2Enviado
3. 3Aprobado
4. 4En camino
5. 5Recibido (o Rechazado / Cancelado)

• Mis pedidos muestra cada pedido con su estado, insumos, diferencias y Ver documentos (pedido, remisión, acuse).
• Puedes Cancelar pedido mientras el CEDIS no lo haya surtido.
• Cada entrega recibida crea el gasto de Insumos de la sucursal en Finanzas y suma a lo que le debes al CEDIS. Si ves montos, arriba sale Debes a CEDIS Norte (con el nombre de tu CEDIS).

Todo el flujo del lado del CEDIS está en CEDIS.

Inventario en la caja

Caja › ☰ › InventarioAbrir

Quien está en turno en la caja de una sucursal Escala puede trabajar el inventario sin entrar al panel, con su PIN. Tiene cuatro pestañas y nunca muestra montos:

• Un Colaborador con Puede autorizar aprueba conteos con diferencias grandes.
• Si alguien escanea un código desconocido, puede dar de alta el insumo: queda Por revisar para completarlo en el panel.
• La pestaña se puede esconder en los ajustes de la caja (ver Caja (POS)).

Quién ve los montos

Las cantidades las ve todo el que tiene Inventario. Los precios y costos ($) solo los ve quien tiene Finanzas o la Cobranza del CEDIS.

Precios de franquicia

Cuando la marca tiene CEDIS hay dos mundos de costo que no se mezclan:

• El precio de compra a proveedores es de la marca: solo lo ven el Admin, los Co-admins y la gente del CEDIS (Responsable y Cobranza).
• Una sucursal con CEDIS solo ve el precio de lista del CEDIS y su propio costo promedio, nunca el costo ni el margen del CEDIS (ni en insumos, ni al escanear, ni en reportes, avisos o estimados de órdenes).
• Sus platillos se costean con lo que ella paga: lo que le cobró el CEDIS y lo que compró por fuera (si aún no tiene, el precio de lista de su CEDIS). Se recostea al recibir, al comprar y al cambiar el catálogo.
• Las compras de emergencia de la sucursal solo cambian su propio costo, nunca el de la marca.

Sin CEDIS, todo sigue simple: tus compras son el costo de la marca.

Inteligencia artificial

La IA ayuda a capturar, nunca decide sola:

• Foto del ticket: propone los renglones de una compra para que los revises.
• Borrador de receta con el nombre, la descripción y los detalles del platillo (ver Recetas e ingredientes).

Cuenta en la IA del mes de la sucursal. Si se acaba, puedes comprar más en Más IA (ver Asesor e IA). Hay además un tope diario de usos de IA de Inventarios por sucursal.

Casos de uso

Quién puede usarlo

• Existencias, compras, conteos, mermas, producción y reportes son de esta sucursal (naranja).
• Insumos, recetas, preparados y proveedores son de toda la marca (lavanda). Con el menú maestro, solo los edita quien es de toda la marca.
• Las aprobaciones de conteos las hace quien tiene Inventario en editar en el panel, o un Colaborador con Puede autorizar.

Más detalle en Equipo y roles.

Plan

• Todo Inventarios es del plan Escala, por sucursal. Cada sucursal Escala tiene su almacén.
• En Complete puedes armar insumos y recetas como estructura (ingredientes sin cantidades, para agotar en cascada y ofrecer "Sin…"), pero no se descuenta inventario ni se costea.
• Si una sucursal baja a Complete, sus páginas de Inventario muestran el aviso para subir a Escala; lo que ya registraste se queda guardado.

Lo que todavía no hace:

• Lotes con caducidad controlada y primeras entradas, primeras salidas (la fecha de "consumir antes" solo se imprime).
• Varios almacenes dentro de una sucursal (cocina y barra separadas).
• Conversiones por densidad (de litros a kilos).
• Mandar la orden de compra en PDF por correo (se manda por WhatsApp con su enlace).

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi inventario no cuadra?

Abre el Historial del insumo en Existencias: cada número tiene su movimiento con quién y cuándo. Las causas más comunes son una compra sin registrar, una receta con cantidades equivocadas o mermas sin anotar. Un conteo deja todo como está de verdad.

¿La caja deja de vender si se acaba un insumo?

No. El inventario nunca detiene una venta: el insumo queda en negativo y lo corriges con el siguiente conteo. Si quieres que un platillo se apague solo al acabarse algo contado por pieza, prende Agotar los platillos que lo usan al llegar a 0 en el insumo.

¿Tengo que contar todo el almacén cada semana?

No. Haz un conteo completo al empezar (pone la base) y una vez al mes, y un conteo rápido cada semana con los insumos más caros.

¿Por qué el reporte dice que necesito un conteo?

Lo real sale de comparar dos conteos con las compras y entregas de en medio. Sin un conteo en el periodo, solo se puede calcular lo teórico.

¿Una compra registrada en Inventarios se duplica en Gastos?

No, si dejas prendido Registrar el gasto en Finanzas y no la capturas también en Gastos. Si ya la capturaste allá, apaga la casilla al registrar la compra.

¿El gerente puede ver cuánto cuesta cada insumo?

No. Ve cantidades, pero los montos solo los ve quien tiene Finanzas (Admin, Co-admin, Franquiciatario o un rol personalizado con Finanzas).

¿Qué pasa si se cancela un pedido?

Si se cancela antes de estar listo, sus insumos regresan al inventario. Si ya estaba listo, quedan como merma "Pedido cancelado ya preparado".

¿Necesito comprar un lector de códigos?

No. La cámara del celular o la tablet lee códigos de barras y QR. Un lector Bluetooth solo hace todo más rápido; se conecta como un teclado, sin apps.