Ventas y clientes
WhatsApp del restaurante
Conecta el WhatsApp Business de tu marca o de cada sucursal para que tus clientes reciban desde tu número cómo va su pedido, su reserva y su tarjeta, y a ti te lleguen las opiniones negativas al momento.
Con WhatsApp del restaurante conectas tu propio número de WhatsApp Business a Colega Menus. Desde ese número, el sistema avisa solo a tus clientes cómo va su pedido (con el botón para ver su ticket), les confirma y recuerda sus reservas, les avisa en la lista de espera, les manda su tarjeta de cliente, avisa a tus repartidores de sus entregas y a ti te alerta cuando alguien deja una opinión negativa.
No hay un número central de Colega Studio: cada restaurante usa el suyo, así tus clientes siempre ven tu nombre. Puedes conectar un número para toda la marca y, si alguna sucursal tiene su propio WhatsApp, conectarlo también. Y sigues usando tu app de WhatsApp Business como siempre: tus chats no cambian.
Dónde está
Panel › Clientes › WhatsAppAbrir
Cómo funciona
- 1Conectas tu número con Meta
- 2Colega Menus crea tus plantillas
- 3Meta las aprueba
- 4Cada pedido, reserva o tarjeta con WhatsApp del cliente manda su aviso solo
- Tu número trabaja en coexistencia: el mismo número sirve en tu app de WhatsApp Business (tus chats de siempre) y para los avisos automáticos de Colega Menus.
- Los avisos usan plantillas: mensajes con texto fijo que Colega Menus crea solas en tu cuenta de WhatsApp al conectar el número. Meta revisa cada una y solo salen las aprobadas. Tú no tienes que escribir ni dar de alta ninguna.
- Cada aviso sale una sola vez, en segundo plano, para no frenar la comandera.
- Solo les llega a quienes dejaron su WhatsApp (en el pedido, la reserva, la lista de espera o su tarjeta).
Número de la marca y números por sucursal
| Cómo lo conectas | De qué número salen los avisos de cada sucursal |
|---|---|
| Solo el número de la marca | Todas las sucursales avisan desde ese número. |
| La marca y algunas sucursales con el suyo | Cada sucursal con número propio avisa desde el suyo; las demás, desde el de la marca. |
| Solo números de sucursal (sin número de la marca) | Solo avisan las sucursales con número; las demás no mandan WhatsApp. |
- 1Aviso de la sucursal Norte
- 2¿Norte tiene su número?
- 3Sí: sale del número de Norte · No: sale del número de la marca
- 4Si tampoco hay número de la marca, no sale
- El aviso toma la sucursal del pedido, la reserva, la lista de espera o la opinión. La tarjeta de cliente toma la sucursal donde el cliente la sacó (si la sacaste desde el panel sin sucursal, sale del número de la marca).
- Cada número tiene sus propias plantillas y su propio resumen de avisos. Si la sucursal usa la misma cuenta de WhatsApp de Meta que la marca, sus plantillas ya aprobadas se reutilizan.
- Si quitas el número de una sucursal, sus avisos vuelven a salir del número de la marca.
- Con una sola sucursal, la página solo muestra el número de la marca (es lo mismo).
Las plantillas: qué se manda y cuándo
Son 19 plantillas. En el Administrador de WhatsApp de Meta las ves con su nombre en Meta (todas empiezan con colega_) y en Colega Menus con el nombre de la primera columna. Las palabras entre corchetes se llenan solas con los datos de cada cliente.
Pedidos
| Plantilla | Nombre en Meta | A quién | Cuándo sale | Cuándo no sale |
|---|---|---|---|---|
| Pedido recibido | colega_pedido_recibido | Al cliente | Cuando el pedido llega a la cocina. Con pago en línea, cuando se aprueba el pago; si es programado, al programarlo. | Si el pedido ya se cerró o se canceló antes de enviarse. |
| Pedido listo | colega_pedido_listo | Al cliente | Cuando la cocina lo marca Listo. | Si ya cambió de estado (por ejemplo, ya se entregó). |
| Pedido en camino | colega_pedido_en_camino | Al cliente | Cuando el repartidor toca Salir a entregar (o marcas el pedido en camino). | Si ya no está en camino. |
| Pedido cancelado | colega_pedido_cancelado | Al cliente | Cuando se cancela, también si se cancela solo. | — |
| Recibo digital | colega_recibo_digital | Al cliente | Cuando la venta queda pagada completa (en la caja, la comandera, la terminal, Mercado Pago o el repartidor), con sus productos, subtotal, total y cómo pagó, y el botón Ticket digital. | Si la venta es de una mesa (serían uno por ronda), si no está pagada completa, si se canceló o si se pagó hace más de 3 horas. |
| Entrega asignada | colega_repartidor_entrega | Al repartidor | Cuando la cocina o la caja le asigna un pedido a domicilio (también al cambiar de repartidor: le llega al nuevo). | Si se lo quitan antes de que salga el aviso, o si el pedido ya salió. |
Los avisos al cliente llevan el botón Ver mi ticket, que abre su ticket digital con el folio (K7M-4QX). El del repartidor lleva Ver mis entregas, que abre su app de Repartidores. Un aviso de pedido se descarta si pasaron 2 horas sin poder enviarse, para no mandar algo viejo.
Reservaciones y lista de espera
| Plantilla | Nombre en Meta | A quién | Cuándo sale | Cuándo no sale |
|---|---|---|---|---|
| Solicitud de reserva recibida | colega_reserva_recibida | Al comensal | Cuando pide una reserva en línea que tú debes confirmar. | Si ya la confirmaste o rechazaste antes de enviarse. |
| Reserva confirmada | colega_reserva_confirmada | Al comensal | Al confirmarse la reserva (también si la anotas tú ya confirmada). | Si se canceló o ya pasó la hora. |
| Recordatorio de reserva | colega_reserva_recordatorio | Al comensal | El día anterior o la mañana del mismo día. | Si ya no está confirmada. |
| Reserva cancelada | colega_reserva_cancelada | Al comensal | Cuando la cancelas o la rechazas, con tu motivo. | — |
| En la lista de espera | colega_lista_espera | A quien se apuntó | Al apuntarse con el QR de la entrada o cuando el anfitrión lo anota. | Si ya lo llamaron, se sentó o se fue. |
| Tu mesa está lista | colega_mesa_lista | A quien está en la lista | Cuando el anfitrión toca Avisar. | Si ya se sentó o se fue. |
Llevan el botón para ver, cambiar o cancelar su reserva, reservar otra fecha o ver su lugar en la fila. Con WhatsApp conectado ya no se manda el correo de la reserva; sin WhatsApp, el comensal que dejó su correo lo recibe por correo. Ver Reservaciones.
Tarjeta de cliente (Fidelidad)
| Plantilla | Nombre en Meta | A quién | Cuándo sale | Cuándo no sale |
|---|---|---|---|---|
| Tarjeta de cliente | colega_tarjeta_cliente | Al cliente | Cuando saca su tarjeta (en tu menú, en la caja o desde el panel), con su saldo y el botón a su tarjeta. | Si ya tenía tarjeta, o si lo inscribiste con Importar clientes. |
| Ya casi tienes tu recompensa | colega_tarjeta_casi | Al cliente | Cuando una compra lo deja a una visita de su recompensa. | Si tiene la tarjeta en su wallet o si apagaste el aviso Te falta poco. |
| Subiste de nivel | colega_tarjeta_nivel | Al cliente | Cuando llega a un nivel nuevo. | Si tiene la tarjeta en su wallet o si apagaste Subió de nivel. |
| Tu saldo vence pronto | colega_tarjeta_vence | Al cliente | 7 días antes de que venza su saldo (si tu programa vence). | Si tiene la tarjeta en su wallet o si apagaste Saldo por vencer. |
| Regalo de cumpleaños (promoción) | colega_tarjeta_cumple | Al cliente | Con su regalo de cumpleaños. | Si no aceptó promociones, si tiene la tarjeta en su wallet o si apagaste Cumpleaños. |
Alertas y acceso
| Plantilla | Nombre en Meta | A quién | Cuándo sale |
|---|---|---|---|
| Alerta de opinión negativa | colega_alerta_opinion | A los WhatsApp de alerta de la sucursal (hasta 2) | Cuando alguien califica con 1 a 3 estrellas, con su comentario y el botón Ver opiniones. Ver Opiniones. |
| Código de acceso | colega_codigo_acceso | Al cliente | Cuando entra con su WhatsApp a Mis pedidos, para reservar en tu menú o para confirmar su teléfono al sacar su tarjeta de cliente. Es un código de 6 números que vence en 10 minutos. Sale del número de la marca (o de una sucursal si la marca no tiene). |
El texto de cada plantilla
| Plantilla | Texto |
|---|---|
| Pedido recibido | Hola [nombre], recibimos tu pedido [folio] en [sucursal]. Te avisaremos por aquí cuando esté listo. |
| Pedido listo | Hola [nombre], tu pedido [folio] ya está listo en [sucursal]. ¡Te esperamos! |
| Pedido en camino | Hola [nombre], tu pedido [folio] de [sucursal] ya va en camino. ¡Gracias por tu compra! |
| Pedido cancelado | Hola [nombre], tu pedido [folio] en [sucursal] fue cancelado. Si tienes dudas, responde a este mensaje. |
| Recibo digital | 🧾 Recibo de [sucursal] · Folio: [folio] · [fecha y hora] · [productos: "1x Hamburguesa de pollo $89.00 · 2x Papas medianas $70.00"…] · Subtotal: [subtotal] · IVA incluido · Total: [total] MXN · Pagado con: [Efectivo, Tarjeta…] · ¡Gracias por tu visita! (cada parte en su renglón). Los productos van en un solo renglón porque Meta no deja saltos de línea en los datos; con muchos productos termina en "y N más". El descuento, el envío y la propina aparecen en la lista. |
| Entrega asignada | Hola [repartidor], [sucursal] te asignó el pedido [folio]. Ábrelo en tu app de repartidor para ver la dirección. |
| Solicitud de reserva recibida | Hola [nombre], recibimos tu solicitud de reserva en [sucursal] para [personas]: [fecha y hora]. Te avisaremos por aquí cuando quede confirmada. |
| Reserva confirmada | Hola [nombre], tu reserva en [sucursal] para [personas] quedó confirmada: [fecha y hora]. Si cambian tus planes, puedes cambiarla o cancelarla desde el botón. |
| Recordatorio de reserva | Hola [nombre], te esperamos en [sucursal] para [personas]: [fecha y hora]. Confirma que vienes o cancela desde el botón para liberar la mesa. |
| Reserva cancelada | Hola [nombre], tu reserva en [sucursal] del [fecha y hora] se canceló. Motivo: [motivo]. Puedes reservar otra fecha desde el botón. |
| En la lista de espera | Hola [nombre], ya estás en la lista de espera de [sucursal] para [personas]. Te escribiremos por aquí cuando tu mesa esté lista. |
| Tu mesa está lista | Hola [nombre], ¡tu mesa en [sucursal] está lista! Te esperamos 10 minutos. |
| Tarjeta de cliente | Hola [nombre], ya tienes tu tarjeta de cliente de [marca]. Tu saldo: [saldo]. Muéstrala al pagar para sumar en cada visita. |
| Ya casi tienes tu recompensa | Hola [nombre], solo te faltan [lo que le falta] en tu tarjeta de [marca] para [recompensa]. ¡Te esperamos! |
| Subiste de nivel | Hola [nombre], tu tarjeta de [marca] subió a nivel [nivel]. Desde hoy ganas más en cada visita. |
| Tu saldo vence pronto | Hola [nombre], tu saldo de [saldo] en tu tarjeta de [marca] vence en 7 días. Úsalo en tu próxima visita para no perderlo. |
| Regalo de cumpleaños | ¡Feliz cumpleaños, [nombre]! [marca] te dejó un regalo en tu tarjeta. Ven a celebrarlo. |
| Alerta de opinión negativa | Nueva opinión de [estrellas] estrellas en [sucursal]. Comentario: [comentario]. Revísala en Colega Menus para darle seguimiento. |
| Código de acceso | El texto lo pone Meta: tu código, que no lo compartas y que vence en 10 minutos, con el botón Copiar código. |
"[sucursal]" se escribe con el nombre de tu marca y la sucursal juntos ("Krispis Centro"); si el nombre de la sucursal ya está en el de la marca, no se repite.
Lo que cuesta
- Meta cobra cada aviso directamente a la cuenta de WhatsApp Business del número que lo manda. Colega Studio no cobra comisión por los mensajes.
- Meta cobra según el tipo de plantilla: casi todas son de utilidad (avisos de algo que el cliente hizo); el código de acceso es de autenticación y el regalo de cumpleaños es de marketing (suele costar más y solo va a quien aceptó promociones).
- Agrega una forma de pago en el Administrador de WhatsApp de Meta para que los avisos no se detengan. Si una sucursal tiene su propio número, su cuenta de Meta necesita la suya.
- Conectar tus números en Colega Menus no tiene costo extra.
Paso a paso
Antes de empezar
- Actualiza tu app de WhatsApp Business y ten a la mano el celular con ese número.
- Ten lista la cuenta de Facebook que administra tu negocio.
Conectar el número de la marca
- Entra a WhatsApp y toca Conectar WhatsApp.
- Se abre la ventana de Meta. Inicia sesión con la cuenta de Facebook de tu negocio.
- Elige Conectar tu app de WhatsApp Business y sigue los pasos (Meta te pide confirmar desde tu celular).
- Al terminar ves "WhatsApp conectado. Estamos creando tus plantillas."
- Espera a que Meta apruebe las plantillas (suele tardar unos minutos). Toca Revisar plantillas para ver cómo van.
Conectar el número de una sucursal
- En Números por sucursal, busca la sucursal. Dice Usa el de la marca (o Sin WhatsApp si no hay número de la marca).
- Toca Conectar su número y sigue los mismos pasos en la ventana de Meta, con el celular del WhatsApp Business de esa sucursal.
- La sucursal ya muestra su número y cuántas plantillas tiene aprobadas. En Plantillas y avisos de (la sucursal) ves cada plantilla y su resumen de 30 días; toca Revisar plantillas en su renglón para actualizarlas.
Desconectar
- Toca Desconectar (en el número de la marca o en el renglón de la sucursal) y confirma.
- Si es el de una sucursal, sus avisos vuelven a salir del número de la marca. Si es el de la marca, las sucursales sin número propio dejan de avisar. Tu número y tus chats siguen igual en tu app.
Para volver a usarlo, toca Volver a conectar.
Elegir qué avisos se envían
Debajo de tus números, en Avisos que se envían, cada aviso tiene su interruptor, agrupados en Pedidos, Reservaciones y lista de espera, Tarjeta de cliente y Para tu equipo.
- Apaga el interruptor del aviso que no quieras mandar. Se guarda solo ("Aviso apagado").
- Para volver a mandarlo, enciéndelo otra vez.
- Vale para toda la marca: el número de la marca y el de cada sucursal.
- De fábrica, todos están encendidos.
- El Código de acceso no se puede apagar: sin él tus clientes no podrían entrar a Mis pedidos ni verificar su WhatsApp al reservar.
- Si apagas un aviso de reservación, a quien dejó su correo le llega por correo.
- Ya casi, Subiste de nivel, Tu saldo vence y Cumpleaños también se prenden o apagan en Fidelidad → Avisos automáticos: para salir por WhatsApp deben estar encendidos en los dos lugares.
- Apagar un aviso no borra su plantilla. Los avisos que ya estaban en camino cuando lo apagaste todavía pueden salir.
Si agregamos plantillas nuevas
Cuando Colega Menus suma un aviso nuevo, su plantilla se crea al tocar Revisar plantillas en cada número conectado (o al volver a conectarlo). Mientras no exista o no esté aprobada, ese aviso no sale y todo lo demás sigue igual.
Lo que ves con tu número conectado
| Bloque | Qué muestra |
|---|---|
| Número de la marca | Tu número y el enlace al Administrador de WhatsApp de Meta (para tu forma de pago y tu perfil). |
| Avisos enviados (30 días) | Cuántos avisos salieron de ese número. |
| Avisos que no se entregaron | Cuántos fallaron (número equivocado, sin WhatsApp, sin saldo en Meta…). |
| Plantillas de mensajes | Cada plantilla con su estado y detalle, y "X de Y aprobadas por Meta". |
| Avisos que se envían | Un interruptor por aviso para prenderlo o apagarlo en toda la marca. |
| Números por sucursal | Cada sucursal con Usa el de la marca, Sin WhatsApp o su número propio, sus plantillas aprobadas y sus botones. Solo aparece si tienes más de una sucursal. |
Estados de una plantilla
| Estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Aprobada | Lista: ese aviso ya sale. | Nada. |
| En revisión | Meta la está revisando. | Espera unos minutos y toca Revisar plantillas. |
| Rechazada | Meta no la aceptó. | Escríbenos para revisarla. |
| No se pudo crear | Falló al crearla en tu cuenta. | Toca Revisar plantillas o vuelve a conectar. |
| Pausada o Desactivada | Meta la detuvo (por ejemplo, por quejas). | Revisa tu Administrador de WhatsApp y escríbenos. |
Casos de uso
Quién puede usarlo
Panel → WhatsApp es mixto: el número de la marca vale para todas las sucursales y cada sucursal puede tener el suyo.
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Admin y Co-admin | Conectar, desconectar, volver a conectar y revisar plantillas del número de la marca y del de cada sucursal, y elegir qué avisos se envían. |
| Franquiciatario | No ve esta sección. Los avisos de sus sucursales salen igual (de su número propio, si el Admin lo conectó, o del de la marca). |
| Gerente | No ve esta sección. |
| Rol personalizado | Nunca: WhatsApp no se puede dar a un rol personalizado. |
Los números de WhatsApp de alerta de cada sucursal se eligen en Satisfacción y reseñas. El WhatsApp de cada repartidor, en Repartidores.
Plan
Viene en Complete y en Escala. Lo único que pagas es lo que Meta cobra por cada aviso.
Lo que no hace todavía: mandar campañas o promociones libres por WhatsApp (las campañas salen por la wallet desde Fidelidad), recibir pedidos por chat automáticamente ni contestar los mensajes de tus clientes desde el panel: los chats se siguen atendiendo en tu app de WhatsApp Business. Las respuestas a una opinión, el enlace de activación del repartidor y las órdenes de compra a proveedores se mandan desde tu propia app con el botón Enviar por WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Pierdo mis chats al conectar mi número?
No. Con la coexistencia sigues usando tu app de WhatsApp Business igual; los avisos salen del mismo número.
¿Puedo usar un WhatsApp normal (no Business)?
No. Necesitas la app de WhatsApp Business en ese número.
¿Cada sucursal puede tener su propio número?
Sí. Conecta el de la marca (para las que no tienen) y, en Números por sucursal, el de cada sucursal que tenga el suyo. Si tienes dos marcas en tu Cuenta, cada una conecta los suyos.
¿Puedo cambiar el texto de una plantilla?
No: Meta aprueba cada plantilla con su texto fijo y los datos de cada cliente se llenan solos. Si necesitas otro aviso o un cambio, escríbenos.
¿Por qué no le llegó el aviso a un cliente?
Revisa que ese aviso esté encendido en Avisos que se envían, que tenga su WhatsApp bien escrito, que la plantilla de ese aviso esté Aprobada en el número que lo manda (el de su sucursal o el de la marca) y que esa cuenta de Meta tenga forma de pago. Revisa también la columna Cuándo no sale de su plantilla. Los que fallan se cuentan en Avisos que no se entregaron.
¿Por qué un cliente de Fidelidad no recibió "Ya casi" por WhatsApp?
Porque tiene su tarjeta en Apple Wallet o Google Wallet: ahí le llegó gratis. El WhatsApp es solo para quien no la guardó.
Dice "Meta retiró el permiso de tu número y los avisos se detuvieron".
Pasa si cambiaste la contraseña de Facebook, quitaste el permiso en Meta o el número cambió. Toca Volver a conectar en ese número.
¿Cuánto cobra Meta?
Lo decide Meta según el tipo de plantilla (utilidad, marketing o autenticación) y el país; lo ves en tu Administrador de WhatsApp. Colega Studio no agrega nada.
Todavía dice "Próximamente".
La conexión se abre para todos cuando Colega Studio la activa. Te avisaremos; mientras, tus opiniones negativas te llegan por correo.