Administración

Facturación (CFDI 4.0)

Da de alta tus datos fiscales con tu CSD, elige con qué RFC factura cada sucursal y factura tus ventas desde la caja, el panel o que tu cliente se facture solo desde su ticket.

Con Facturación emites facturas electrónicas (CFDI 4.0) de tus ventas sin salir de Colega Menus. Tu cliente puede facturarse solo escaneando el QR de su ticket, tu cajero puede facturar desde la caja y tú desde el panel. Lo que nadie facturó se junta solo en la factura global de público en general, y cada mes tienes un ZIP con todos los XML y PDF para tu contador.

Primero das de alta tus datos fiscales (un RFC con su certificado), después eliges con cuáles factura cada sucursal y listo: a facturar.

Dónde está

Panel › Finanzas › FacturaciónAbrir

La página tiene, de arriba abajo:

Bloque	Qué es
Este mes	Lo facturado, lo que está por facturar, el IVA y lo que te cuesta facturar este mes, más el ZIP para tu contador.
Facturas emitidas	Todas tus facturas, con búsqueda, descarga y cancelación.
Datos fiscales	Tus emisores (cada RFC con el que facturas).
¿Con qué datos factura cada sucursal?	El emisor de fábrica del restaurante, la factura global y la configuración de cada sucursal.

La barra de arriba es lavanda "mixto": los datos fiscales y el emisor de fábrica son de la marca, pero cada sucursal elige con qué factura.

Importante: Facturación aparece en el menú cuando el servicio de timbrado está activo. En los ambientes de prueba sale el aviso "Modo prueba: las facturas de este ambiente no valen ante el SAT".

Cómo funciona

1Datos fiscales (RFC + CSD)
2la sucursal queda "Lista para facturar"
3se factura una venta
4PDF y XML para tu cliente
5lo no facturado va a la global

Concepto	Qué es
Emisor (datos fiscales)	Un RFC con su razón social, régimen, código postal y su CSD. Puedes usar el mismo para varios restaurantes de tu Cuenta.
CSD	Certificado de sello digital: el que se usa para facturar. No es tu e.firma. Se tramita en el SAT y dura 4 años.
Serie	Letras que separan las facturas de cada sucursal (p. ej. "CEN" para Centro).
C.P. de expedición	El código postal de la sucursal que factura.
Factura global	La factura a público en general con los tickets que nadie facturó.

Paso a paso: dar de alta tus datos fiscales

Cada emisor pasa por cuatro pasos. Su estado te dice cuál falta: Falta el CSD, Falta la Carta Manifiesto, Falta la factura de prueba o Listo para facturar.

11. Datos de tu Constancia
22. CSD
33. Carta Manifiesto
44. Factura de prueba
5Listo para facturar

Toca Agregar datos fiscales.
Datos de tu Constancia de Situación Fiscal. Toca Llenar con mi Constancia (PDF) y la IA lee tu Constancia y llena los campos (el PDF no se guarda), o escríbelos a mano:
- Nombre para reconocerlo (solo para ti, p. ej. "Tacos El Güero SA").
- RFC (12 caracteres para empresa, 13 para persona física).
- Razón social o nombre, tal como en tu Constancia, sin "S.A. de C.V.".
- Régimen fiscal y Código postal del domicilio fiscal.
- Toca Guardar datos.
Certificado de sello digital (CSD). Sube el Archivo .cer, el Archivo .key y escribe la Contraseña del CSD. Toca Subir CSD. Si no tienes CSD, pídelo a tu contador.
Carta Manifiesto. Toca Firmar la Carta Manifiesto: se abre la página del proveedor de timbrado, donde autorizas una sola vez que timbre tus facturas, con tu e.firma (no con el CSD). Al terminar, toca Ya la firmé.
Factura de prueba. Toca Hacer factura de prueba: se hace una factura a tu propio RFC (no vale ante el SAT ni tiene costo) para confirmar que tus datos y tu CSD cuadran. "¡Listo! Ya puedes facturar con estos datos."

Importante: el archivo .key y su contraseña van directo al proveedor de timbrado. Colega Menus nunca los guarda. Después de subir el CSD, el RFC queda fijo (se toma del certificado); si necesitas otro RFC, agrega otros datos fiscales.

Cuando tu CSD está por vencer, aparece "El CSD vence el…". Si ya venció, súbelo vigente con Cambiar CSD para seguir facturando.
Archivar un emisor solo se puede si ningún restaurante ni sucursal lo usa.

Diseño de tus facturas

En cada emisor, Diseño de tus facturas pone tu Logo (PNG o JPG, máximo 500 KB) y tu Color en el PDF y en el correo que le llega a tu cliente. De fábrica usa los de tu menú. Ver cómo se verá abre una factura de muestra (no se timbra ni cuesta).

Paso a paso: elegir con qué factura cada sucursal

Panel › Finanzas › Facturación › ¿Con qué datos factura cada sucursal?Abrir

En Datos fiscales del restaurante, elige el emisor de fábrica del restaurante.
Para cada sucursal, en Factura con, elige:

Opción	Cuándo usarla
Datos del restaurante	La sucursal factura con el RFC de la marca (lo más común).
Sus propios datos	La sucursal factura con otro RFC, por ejemplo una franquicia. Eliges sus Datos fiscales de la sucursal.
No factura	Esa sucursal no factura desde Colega Menus.

Escribe la Serie (1 a 10 letras o números, sin espacios; te sugerimos una con su nombre) y el C.P. de expedición (el de la dirección de la sucursal).
Toca Guardar. Arriba ves "3 de 4 sucursales listas para facturar".

Si una sucursal no está lista, te dice qué le falta: Sin datos fiscales, Falta el CSD, Falta la Carta Manifiesto, Falta la factura de prueba, Falta la serie, Otra sucursal con el mismo RFC usa esta serie o Falta el C.P. de expedición.

Franquicias

El Admin puede marcar en una sucursal Su franquiciatario sube sus datos fiscales. Así el Franquiciatario da de alta su propio RFC y CSD y configura su sucursal; los demás ven ese emisor con la nota "Lo administra el franquiciatario de la sucursal".

Facturar una venta

Solo se factura un pedido pagado completo, que no sea de prueba, no esté cancelado y no tenga reembolsos. Un pedido nunca queda en dos facturas, y solo se facturan juntos pedidos de la misma sucursal.

Desde dónde	Cómo
El cliente, desde su ticket digital	En la página de su pedido, sección Factura, toca Facturar este pedido.
El cliente, con su ticket impreso	Escanea el QR del ticket, o entra a la página Facturar mi ticket de la sucursal y escribe folio y total.
La caja (POS)	En el detalle del pedido, Facturar pedido. Al cobrar una cuenta de mesa, la caja pregunta ¿Requiere factura? para facturarla completa.
El panel	En Ventas, en el detalle del pedido, sección Factura.

Lo que se le pide al cliente

Campo	Qué es
RFC	Con Buscar datos de este RFC se llenan sus datos si ya facturó antes en tu restaurante.
Nombre o razón social	Tal como en su Constancia, sin "S.A. de C.V.".
Régimen fiscal	El de su Constancia.
Código postal	El de su domicilio fiscal.
Uso del CFDI	Gastos en general o Sin efectos fiscales.
Correo para recibirla (opcional)	Le mandamos el PDF y el XML.

Toca Emitir factura y en segundos sale "¡Tu factura está lista!" con Descargar PDF y XML. Si el cliente pidió factura antes, la caja puede buscar sus datos guardados con su teléfono, y en su próximo pedido le aparecen como Tus datos fiscales (con Usar otros datos si quiere cambiarlos).

Importante: si el SAT rechaza los datos ("El SAT no aceptó los datos"), casi siempre es porque el nombre, el régimen o el código postal no coinciden exactamente con la Constancia del cliente. Pídele que la revise.

Autofactura del cliente

Menú público › Facturar mi ticketAbrir

1El cliente escanea el QR del ticket o abre Facturar mi ticket
2escribe folio y total
3llena sus datos
4Emitir factura
5PDF y XML

El folio viene en el ticket (por ejemplo K7M-4QX). Se piden folio y total para que nadie facture tickets ajenos adivinando folios.
Más de 10 intentos fallidos en una hora bloquean la búsqueda un rato ("Espera una hora o pide tu factura al restaurante").
El cliente puede facturarse hasta el último día del mes de su compra. Después, o si su pedido tuvo un reembolso, ve "Pide tu factura directamente al restaurante".
Si la sucursal no factura desde Colega Menus, también se le pide que la solicite al restaurante.

Consejo: pon un letrero en la caja: "¿Necesitas factura? Escanea el QR de tu ticket". Te ahorras capturar RFC tras RFC en la hora pico.

Factura global (público en general)

Los tickets que nadie facturó se juntan solos en una factura global por sucursal, la madrugada después de cerrar el periodo. Lo eliges para todo el restaurante en Factura global (público en general):

Opción	Qué hace
Mensual (sin costo) (de fábrica)	Una global al mes por sucursal. No se cobra.
Semanal (cada una se cobra)	Una por semana; cada una cuenta como factura emitida.
Diaria (cada una se cobra)	Una por día; cada una cuenta como factura emitida.
Apagada: la emito por mi cuenta	Colega Menus deja de timbrar la global. La obligación de emitirla y de declarar todos tus ingresos sigue siendo tuya.

Si un ticket que ya iba en la global se factura después a nombre del cliente, la global se corrige sola para no facturarlo dos veces.

Cancelar y reembolsos

En Facturas emitidas, toca Cancelar en una factura vigente y elige el Motivo:

Motivo	Cuándo
02 · Tenía un error (no se sustituye)	Se facturó con un dato mal. Su pedido queda libre para volver a facturarse.
03 · La venta no se realizó	La venta se canceló.

Si la factura es de más de $1,000, el cliente tiene 3 días hábiles para aceptar la cancelación; mientras tanto se ve "Esperando al cliente".
Al cancelar un pedido facturado, su factura se cancela sola (motivo 03). Si la factura era de una cuenta de mesa o la global, se cancela a mano desde aquí.
Al reembolsar parte de un pedido facturado, se emite sola su nota de crédito.

Facturas emitidas

La lista muestra cada factura con Receptor, RFC, Folio, Sucursal, Origen, Fecha, Total y Estado, con búsqueda por RFC o nombre y descarga de PDF y XML.

Origen	Significa
La pidió el cliente	Autofactura desde su ticket.
POS	Desde la caja.
Panel	Desde Ventas.
Tienda en línea	Desde un pedido de la tienda.
Automática	La global o una nota de crédito.

Estado	Significa
Vigente	Válida ante el SAT.
Timbrando	Se está enviando al SAT.
Rechazada	El SAT no la aceptó (revisa los datos del cliente).
Cancelada	Ya no tiene validez.

También verás las etiquetas Global, Nota de crédito y Prueba.

Este mes y el ZIP para tu contador

Dato	Qué es
Facturado	Lo facturado este mes y cuántas facturas (sin la global).
Por facturar	Ventas cobradas que irán a la factura global.
IVA trasladado	El IVA de lo facturado (16 % incluido en tus precios).
Costo de facturar	Lo que se cobrará en tu siguiente pago de Colega Menus.

Para tu contador: XML y PDF del mes prepara un ZIP de este mes o del mes pasado por emisor. Si dice "Estamos preparando el ZIP", toca Revisar si ya está el ZIP en un minuto. Lo descargan el Admin y los Co-admins.

Casos de uso

Ejemplo: un café con mucha gente de oficina pone el letrero "Factura con el QR de tu ticket". Los clientes se facturan solos desde su celular y el cajero ya no detiene la fila.

Ejemplo: una marca con 5 sucursales propias y 2 franquicias: las propias facturan con Datos del restaurante (series CEN, NTE, SUR…) y cada franquicia con Sus propios datos, que sube su Franquiciatario.

Ejemplo: una mesa de 8 pide factura de toda la cuenta. Al cobrar, la caja pregunta ¿Requiere factura?, el mesero toca Sí, facturar y factura todas las rondas juntas.

Ejemplo: un cliente facturó con su razón social mal escrita. El dueño cancela con 02 · Tenía un error y el cliente vuelve a facturar desde su ticket con los datos correctos.

Ejemplo: a principio de mes el dueño descarga el ZIP del mes pasado y se lo manda a su contador junto con el CSV del estado de resultados de Finanzas.

Quién puede usarlo

Rol	Facturar, ver y cancelar facturas	Datos fiscales y emisor de fábrica	Factura global y ZIP
Admin y Co-admin	Sí, todas las sucursales	Sí	Sí
Franquiciatario	Sí, sus sucursales	Solo los de su sucursal, si el Admin se lo permite	No
Gerente	Sí, sus sucursales	No	No
Rol personalizado	Con la sección Facturación (la plantilla Contador la trae en "Ver")	No	No
Colaborador (PIN)	Factura desde la caja	No	No

Los datos fiscales (RFC, CSD, régimen) solo los manejan el Admin, los Co-admins y el Franquiciatario con permiso. Más sobre roles en Equipo y roles.

Plan

Facturación está en Complete y Escala. Cada factura emitida se cobra en tu suscripción, a mes vencido:

Plan de la sucursal	Precio por factura
Complete	$3.00 + IVA ($3.48)
Escala	$2.00 + IVA ($2.32)

No se cobran: la factura global mensual y las facturas de prueba.
Las globales semanales o diarias sí cuentan como factura emitida.
Lo cobra y lo factura Colega Studio. Si quieres recibir factura de tu suscripción y de lo que facturaste, actívalo en Suscripción y pagos (ver Plan y pagos).
Las facturas del CEDIS a sus sucursales se cobran al precio de Escala (ver CEDIS).

Lo que no hace todavía:

No se puede facturar sin internet (la caja lo avisa).
No factura pedidos con reembolso: esos se facturan directo con el restaurante.
Factura lo ya cobrado (ingreso), notas de crédito y la global; no hace complementos de pago.

Preguntas frecuentes

¿Mi CSD es lo mismo que mi e.firma?

No. La e.firma es tu firma ante el SAT; el CSD es un certificado aparte solo para facturar, que se tramita con la e.firma y dura 4 años. Para la Carta Manifiesto sí se usa la e.firma.

¿Colega Menus guarda mi archivo .key y mi contraseña?

No. Van directo al proveedor de timbrado y Colega Menus nunca los guarda.

Mi cliente quiere factura de una compra del mes pasado

Él ya no puede hacerlo desde su ticket (solo dentro del mes de la compra). Hazla tú desde el panel o la caja si el pedido sigue sin factura.

¿Qué pasa con los tickets que nadie facturó?

Se van solos a la factura global de la sucursal. Con la global mensual, no te cuesta nada.

Cancelé una factura y el cliente no la acepta

Las de más de $1,000 necesitan su aceptación: tiene 3 días hábiles. Mientras, sale "Esperando al cliente". Si no responde en ese plazo, el SAT la da por aceptada.

Una sucursal dice "Otra sucursal con el mismo RFC usa esta serie"

Dos sucursales que facturan con el mismo RFC necesitan series distintas. Cambia la serie de una de ellas.

¿Puedo apagar la factura global?

Sí, con Apagada: la emito por mi cuenta. Entonces tú o tu contador la emiten por fuera; la obligación ante el SAT sigue siendo tuya.