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Equipo y roles

Quién entra al panel y qué ve cada quien: Admin, Co-admin, Franquiciatario, Gerente, roles personalizados y del CEDIS; Colaboradores con PIN, tu propio PIN de caja, "Ver como" y la Actividad.

En Colega Menus cada persona entra con su propio acceso y ve solo lo que le toca. Hay dos tipos de acceso: el panel (con correo y contraseña, para dueños, socios, franquiciatarios, gerentes y otros roles) y la caja (con nombre y PIN, para cajeros, meseros y cocina). Esta página explica cada rol, cómo invitar, cómo dar un PIN, tu propio PIN de caja, Ver como para revisar lo que ve otra persona y la Actividad, donde queda quién cambió qué.

Los horarios, vacaciones, asistencia y expedientes de tu gente están en Personal.

Dónde está

Panel › Negocio › Personal › Accesos y rolesAbrir

Panel › Negocio › Personal › PersonasAbrir

Panel › selector de restaurante › Ver el panel como…Abrir

Panel › Negocio › ActividadAbrir

Cómo funciona

Personal tiene pestañas: Personas, Horarios, Vacaciones, Asistencia y Accesos y roles. Cada una aparece si tu rol la alcanza.

Personas es la puerta única para dar de alta a alguien: desde su expediente le das PIN para la caja, acceso al panel o lo haces repartidor.
Accesos y roles es lo que antes se llamaba Equipo: la lista de quién entra al panel, los roles personalizados y Mi PIN para la caja.

1Agregar persona
2elegir accesos (caja, panel, repartidor)
3la persona recibe su PIN o su invitación
4entra

Importante: invita a todas las personas que necesites: no hay límite por sucursal ni costo extra.

Los roles del panel

Rol	Ve y hace	Ejemplo
Admin	Toda la Cuenta: todos los restaurantes, el cobro, el equipo y todo lo de la marca. Es quien creó la Cuenta.	El dueño
Co-admin	Igual que el Admin: todos los restaurantes, el cobro y el Equipo. No puede quitar a otros Co-admins ni pasar el rol de Admin.	Un socio
Franquiciatario	Todo lo de sus sucursales, incluidas Finanzas, su Mercado Pago y sus Gerentes. No ve otras sucursales ni cambia lo que vale para todo el restaurante (apariencia, etiquetas…), el cobro ni WhatsApp.	Quien opera una franquicia
Gerente	La operación de sus sucursales: pedidos, caja, mesas, menú, tarjetas, Colaboradores y Personal (sin sueldos). No ve costos, estado de resultados, historial, el Asesor ni ajustes; Sucursales, Tienda, Ventas, Clientes y Cupones solo los ve.	El gerente de la sucursal Centro
Rol personalizado	Solo las secciones que elegiste, en Ver o Ver y editar.	Contador, marketing, compras
Responsable de CEDIS	Todo lo de su CEDIS: pedidos, surtido, producción, catálogo, cobranza y ajustes. Ve insumos y recetas.	Jefe del almacén central
Cobranza del CEDIS	Estado de cuenta, pagos y facturas del CEDIS; la operación solo la ve.	Quien cobra a las sucursales

Qué ve cada rol, sección por sección

Sección	Admin y Co-admin	Franquiciatario	Gerente
Menús, modificadores, agotados	Editar	Editar	Editar
Apariencia, etiquetas, banners, idiomas	Editar	Ver	Ver
Datos de la sucursal	Editar	Editar	Ver
Pedidos, mesas, repartidores, tarjetas	Editar	Editar	Editar
Tienda en línea	Editar	Editar	Ver
Ventas	Editar	Editar	Ver
Gastos	Editar	Editar	Editar
Costos, estado de resultados, historial	Editar	Editar	No
Asesor de negocios	Editar	Editar	No
Clientes y cupones	Editar	Editar	Ver
Cajas y Colaboradores	Editar	Editar	Editar
Accesos y roles del panel	Editar	Editar (solo Gerentes de sus sucursales)	No
Personal	Editar	Editar	Editar (sin sueldos)
Mercado Pago	Editar	Editar	No
Actividad	Ver	Ver (sus sucursales)	No
WhatsApp	Editar	No	No
Suscripción, crear sucursales y restaurantes	Editar	No	No
Inventario de la sucursal	Editar	Editar	Editar
Insumos y recetas de la marca	Editar	Ver	Ver

Consejo: si tu marca usa el menú maestro, solo quien es de toda la marca edita productos y precios. Franquiciatarios y Gerentes de una sucursal ven el menú, agotan lo de hoy en su sucursal y mandan solicitudes de cambio.

Donde un rol solo puede ver, la página dice Solo puedes ver esta sección y los controles están apagados. Si alguien abre con un enlace una sección que no le toca, regresa a su página de inicio.

Importante: los roles se revisan en el servidor en cada acción. Ocultar un botón o un módulo no es un permiso, y apagar un módulo no quita permisos (ver Herramientas del panel).

La regla para invitar

Nadie invita a un rol igual o mayor al suyo, ni da acceso fuera de sus sucursales:

El Admin y los Co-admins invitan Co-admins, Franquiciatarios, Gerentes y roles personalizados.
El Franquiciatario invita solo Gerentes (y roles personalizados de su sucursal) en sus sucursales.
El Gerente no invita al panel, pero da de alta Colaboradores de la caja en sus sucursales.
Quitar Co-admins o pasar el rol de Admin es solo del Admin.

Paso a paso

Invitar a alguien al panel

Desde Accesos y roles:

Toca Agregar persona.
Escribe Nombre, Correo y Teléfono (10 dígitos).
Elige el Rol.
En Puede administrar, elige Todo el restaurante (también las sucursales nuevas) o Solo algunas sucursales y márcalas.
Toca Enviar invitación.

Le llega un correo con su rol para crear su contraseña (vale 7 días). Si ya tenía cuenta en Colega Menus, el correo lo lleva a iniciar sesión. Mientras no entra, su tarjeta dice Invitación enviada y tienes Reenviar invitación.

También puedes darle panel a alguien que ya está en Personas: abre su expediente → Accesos → Panel → Invitar al panel (tendrá las mismas sucursales de su expediente).

Consejo: si esa persona ya tiene su propia Cuenta en Colega Menus, agrégala como Franquiciatario o Gerente (no como Co-admin).

Cambiar el rol o las sucursales

En la persona, toca Editar acceso.
Cambia el rol o las sucursales y toca Guardar. Vale desde su siguiente clic.

Quitar a alguien

Toca Quitar y confirma. Deja de ver tus restaurantes de inmediato; lo que ya cambió en tus menús se queda igual.

Pasar el rol de Admin

En un Co-admin, toca Hacer Admin.
Confirma Pasar el rol. Esa persona queda como Admin y tú como Co-admin, con los mismos permisos de siempre. Los correos de cobro les siguen llegando a los dos.

Solo el Admin puede hacerlo.

Buscar y filtrar

Arriba de la lista: buscador (nombre, correo o teléfono), Ver en tarjetas o Ver en lista (tu navegador recuerda la última) y Filtros por Rol y por Sucursal (este último aparece si tienes más de una).

Revisar roles de antes

Si tu equipo existía antes de los roles nuevos, quienes ya estaban pasaron solos a Gerente con las mismas sucursales. Verás el aviso Revisa el rol de … personas de tu equipo, la etiqueta Revisa su rol en cada una y el botón Dejarlos como Gerentes. Si alguien debe ver más (por ejemplo, finanzas), cámbialo a Franquiciatario o dale un rol personalizado con Editar acceso.

Roles personalizados

Arma un rol con su nombre y elige, sección por sección, qué puede hacer.

Panel › Personal › Accesos y roles › Roles personalizados

Toca Nuevo rol.
Ponle Nombre del rol (por ejemplo Contador, Cocina, Marketing). Si eres Franquiciatario, elige la Sucursal del rol.
En Qué puede hacer, elige para cada sección Sin acceso, Ver o Ver y editar. Con Usar plantilla: Contador se llenan Ventas, Gastos y Finanzas en Ver.
Toca Guardar rol.
Asígnalo al invitar a alguien o en Editar acceso.

Sección	Qué incluye
Menús	Menús, categorías, productos, modificadores y agotados.
Sucursal	Dirección, horarios, enlaces y reseñas de Google.
Pedidos	Pedidos y comandera.
Mesas y reservaciones	Plano, mesas, reservaciones y lista de espera.
Tienda en línea	Ajustes, zonas de entrega y horarios de la Tienda.
Repartidores	Alta y activación de repartidores.
Ventas	Ventas, cortes y propinas. Editar = reembolsar y exportar.
Gastos	Gastos y gastos fijos.
Facturación	Emitir, cancelar y descargar facturas de sus sucursales.
Finanzas	Estado de resultados, costos e historial.
Asesor de negocios	Resumen con alertas y preguntas.
Clientes	Ver = consultar y anotar. Editar = exportar, importar y archivar.
Cupones	Cupones de la sucursal.
Fidelidad	Tarjetas y saldos; con Editar, dar o quitar a mano.
Opiniones	Opiniones y reseñas de platos.
Tarjetas	Vincular tarjetas NFC y QR al menú.
Asistente e IA	Asistente para comensales y ayudas con IA.
Inventario	Existencias, compras, conteos y pedidos al CEDIS de la sucursal.
Insumos y recetas	Catálogo de insumos, proveedores y recetas de la marca.
Personal / Ver sueldos	Expedientes y documentos / CLABE, sueldos y notas confidenciales.
Operación, Catálogo y Cobranza del CEDIS	Solo en los CEDIS a los que la persona tiene acceso.

Importante: Equipo, cajas, Colaboradores, Mercado Pago, WhatsApp, Actividad, el cobro y lo que vale para todo el restaurante nunca se dan a un rol personalizado. Y nadie da más permisos de los que tiene.

Los roles del Admin y Co-admins sirven en todas las sucursales del restaurante; los del Franquiciatario, solo en su sucursal. Un rol solo se puede archivar si nadie lo tiene. Si cambias un rol, quien lo tiene ve el cambio desde su siguiente clic.

Roles del CEDIS

El Responsable de CEDIS y Cobranza del CEDIS tienen acceso a uno o varios CEDIS, no a sucursales. Se invitan y cambian en Ajustes del CEDIS → Equipo (ver CEDIS). En la tablet del CEDIS, el Almacenista y Producción son Colaboradores con PIN.

Colaboradores de la caja (PIN)

Un Colaborador es alguien que solo usa la caja: entra con su nombre y un PIN en una caja vinculada. No necesita correo ni entra al panel.

En Personal → Personas, toca Agregar persona.
Escribe Nombre completo, Celular (WhatsApp), Puesto (Cajero, Mesero, Cocina, Barra, Anfitrión u Otro) y ¿En qué sucursales trabaja? (o Todas las sucursales).
En ¿Qué accesos tiene?, activa PIN para la caja. Ya te sugerimos un PIN temporal de 4 a 6 números (o toca Sugerir otro PIN).
Si debe autorizar, marca Puede autorizar (cancelar, descuentos, abrir cajón).
Toca Agregar.
Dile su PIN temporal. La primera vez que entre a la caja elegirá su propio PIN y desde ese momento ni tú lo sabrás.

Con el mismo PIN checa su entrada y salida (si usas el checador) y, si también reparte, entra al celular de repartidor.

Opción del PIN	Qué hace
Puede autorizar	Con su PIN autoriza cancelar pedidos cobrados, descuentos, diferencias del corte, salidas de caja y abrir el cajón.
Puede usar la caja	Si la apagas, su PIN solo sirve para checar.
Restablecer PIN	Le das otro PIN temporal (por ejemplo, si lo olvidó o quedó Bloqueado por intentos).
Quitar	Ya no entra a la caja y se cierran sus turnos abiertos. Sus ventas se quedan como estaban.

Los Colaboradores de todas las sucursales solo los cambia el Admin. Las cajas vinculadas se administran en Cajas e impresoras (ver Caja).

Mi PIN para la caja

El Admin, los Co-admins, el Franquiciatario y los Gerentes pueden poner su propio PIN para aparecer en la caja con su nombre y autorizar sin pedirle el PIN a alguien más.

Panel › Personal › Accesos y roles › Mi PIN para la caja

Escribe tu PIN (4 a 6 números) y toca Guardar mi PIN.
Apareces en la caja de tus sucursales. Puedes Cambiar PIN o Quitar mi PIN cuando quieras.

Solo vale en las sucursales a las que tienes acceso hoy: si te quitan una sucursal o te quitan del equipo, dejas de aparecer y tu turno abierto deja de valer.
Tu PIN siempre autoriza: cancelar pedidos cobrados, descuentos, diferencias del corte, salidas de caja y juntar cuentas con pagos.
Nadie más puede ver ni cambiar tu PIN. En Personas aparece como Del panel.
Si se bloquea por intentos equivocados, pon uno nuevo para desbloquearlo.

Ver como

Revisa el panel exactamente como lo vería otra persona de tu equipo: mismo menú, mismas páginas y mismos datos, en solo lectura.

Panel › selector de restaurante › Ver el panel como…Abrir

En ¿Como quién quieres ver el panel?, elige: Co-admin, Franquiciatario, Gerente, Responsable de CEDIS o Cobranza del CEDIS.
Elige la Sucursal (o el CEDIS, para los roles del CEDIS; primero debes crear uno).
Toca Ver el panel así.
Arriba sale una franja azul Estás viendo como … · Solo lectura. Para regresar, toca Salir.

No entras a la cuenta de nadie: se simula el rol y queda registrado en la Actividad. Solo el Admin y los Co-admins pueden usarlo.

Ejemplo: antes de invitar a su primer franquiciatario, el dueño usa Ver como → Franquiciatario → Sucursal Puebla para confirmar que no verá las ventas de las demás sucursales.

Actividad

Quién hizo cada cambio en el restaurante: tú, tus Co-admins, tu equipo y, si entró a ayudarte, el Soporte de Colega Studio.

Panel › Negocio › ActividadAbrir

Filtra por Sucursal (o Todas) y por Persona (o Todos) y toca Filtrar.
Cada renglón dice el cambio y la fecha: "editó el platillo Taco al pastor", "pausó la sucursal Centro", "invitó a Ana al equipo", "canceló un pedido", "cambió las herramientas del panel"…
Abajo, Ver cambios anteriores carga más.

Registra cambios al menú, sucursales, equipo y roles, caja y Colaboradores, pedidos cancelados o reembolsados, clientes, cupones, Tienda, mesas, finanzas, impresoras, dominios, fidelidad y Personal, entre otros. La Actividad es de toda la marca; el Franquiciatario ve los cambios de sus sucursales.

Casos de uso

Ejemplo: el dueño invita a su socia como Co-admin: ella ve todo, incluido el cobro, y puede agregar más Co-admins, pero no quitarlo a él.

Ejemplo: una franquicia en Querétaro: el dueño invita al franquiciatario solo a esa sucursal. El franquiciatario ve sus finanzas y su Mercado Pago, e invita a su propio gerente.

Ejemplo: el contador recibe un rol personalizado Contador (Ventas, Gastos y Finanzas en Ver). Entra directo a Ventas y no puede cambiar nada del menú.

Ejemplo: la cajera nueva recibe un PIN temporal 4821. Al entrar por primera vez a la caja elige el suyo. Como no tiene "Puede autorizar", para cancelar un pedido cobrado le pide al gerente su PIN.

Ejemplo: un precio cambió y nadie sabe quién fue. El dueño abre Actividad, filtra la sucursal y ve "editó el platillo Hamburguesa doble" con el nombre de quien lo hizo.

Quién puede usarlo

Tarea	Quién
Invitar y cambiar roles	Admin y Co-admins (todos los roles menores); Franquiciatario (Gerentes de sus sucursales).
Quitar Co-admins, Hacer Admin	Solo el Admin.
Roles personalizados	Admin y Co-admins (de la marca); Franquiciatario (de su sucursal).
Colaboradores con PIN	Admin, Co-admins, Franquiciatario y Gerente, en sus sucursales.
Mi PIN para la caja	Admin, Co-admin, Franquiciatario y Gerente, cada quien el suyo.
Ver como	Admin y Co-admins.
Actividad	Admin y Co-admins (todo); Franquiciatario (sus sucursales).

Accesos y roles es mixto: el rol es de la marca y cada persona tiene las sucursales que le diste.

Plan

Igual en Complete y Escala, sin límite de personas. Los roles del CEDIS solo sirven si tienes un CEDIS (plan Escala).

Preguntas frecuentes

¿Cuántas personas puedo invitar?

Todas las que necesites, sin costo extra.

¿Un Colaborador necesita correo?

No. Entra a la caja con su nombre y su PIN. Solo si le das acceso al panel necesita correo.

¿Puedo ver el PIN de mi cajero?

No. Solo ves el PIN temporal al darlo. En cuanto la persona entra y elige el suyo, nadie más lo sabe. Si lo olvida, Restablecer PIN.

Le di "Gerente" pero no ve Finanzas.

Es correcto: el Gerente no ve costos ni estado de resultados. Hazlo Franquiciatario o dale un rol personalizado con Finanzas.

¿Qué pasa con lo que hizo alguien que ya quité?

Se queda igual. Sus pedidos, cobros y cambios siguen en Ventas y en la Actividad.

Alguien no recibió la invitación.

Revisa su correo y spam. Toca Reenviar invitación: el enlace nuevo vale otros 7 días.

¿"Ver como" cambia algo?

No. Todo queda en solo lectura y sales con Salir en la franja azul.